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Come scrivere una lettera di ringraziamento ai partecipanti di un evento

Come scrivere una lettera di ringraziamento ai partecipanti di un evento

Tra le cose da fare nella fase del dopo-evento, c’è senz’altro quella di scrivere una lettera di ringraziamento ai partecipanti, oltre che ai relatori, agli sponsor e ai diversi partner istituzionali.

Ogni lettera dovrebbe essere personalizzata almeno per tipologia del destinatario, qui vediamo meglio cosa non dovrebbe mancare se state scrivendo a chi è intervenuto in platea: i partecipanti del vostro evento.

La prima riflessione da fare è che una lettera di ringraziamento va sempre prevista, questo vi permetterà di

  • Rafforzare le relazioni
  • Condividere la soddisfazione di un evento ben riuscito
  • Far sentire ogni partecipante importante
  • Dare informazioni sulla prossima edizione.

Parola d’ordine: personalizzare

A nessuno piace ricevere una comunicazione smaccatamente standardizzata e anche nel caso di un post-evento sarebbe un clamoroso autogol. A seconda del tono di voce del vostro evento, prevedete una lettera più formale o meno, ma sempre personale. Nel caso si tratti di un evento istituzionale, i ringraziamenti dovranno essere firmati dal committente nella persona con la carica più importante, per esempio dopo un congresso medico in genere andrebbero fatti a nome dell’associazione committente e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico.

Anche il canale che viene scelto dipende molto dal grado di formalità dell’evento e della comunicazione che è stata scelta.

  • Mail: è la scelta più immediata, ma anche nel caso di una mail preoccupatevi di curare la grafica e la personalizzazione
  • Lettera: più elegante e sicuramente più ‘preziosa’, è la scelta più tradizionale, ma verrà apprezzata di più se non risulta ‘fredda’ e rigidamente formale
  • Comunicazione sul sito: prevedere un contenuto di ringraziamento sul vostro sito non esclude le altre opzioni, ma potrebbe essere un modo interessante per ‘parlare’ sia ai partecipanti sia a chi non è intervenuto, ma potrebbe decidere di farlo per una prossima edizione
  • Video-ringraziamento: una soluzione meno formale, ma molto efficace. Potreste pensare a un video in cui i ringraziamenti sono fatti a voce da una personalità importante legata all’evento (esempio: l’Ad per una convention aziendale) o a un video emozionale.

Leggi anche-> Post-evento: cosa fare per un follow up di successo

Ringraziare con i dati

Dire quanto siete stati bravi snocciolando numeri potrebbe essere troppo autocelebrativo. Ma le cose cambiano se li includete nei ringraziamenti. Qualche numero sull’andamento dell’evento rafforza i ringraziamenti e soprattutto genera un senso di inclusione da parte di chi ha contribuito con la sua presenza. In altre parole, è una leva per l’engagement della community del vostro evento.

Dati e informazioni servono anche a innalzare il grado di memorabilità dell’evento e a farne percepire il valore.

È solo un arrivederci

Quasi sempre un evento non è fine a se stesso e il momento dei ringraziamenti è quello giusto per ribadirlo.

Ecco perché è utile arricchire i ringraziamenti con informazioni utili sulle attività legate all’evento stesso. Nel caso di un evento associativo, per esempio, potete includere informazioni sull’attività dell’associazione, le iniziative future, e se l’evento era aperto anche ai non-soci, tutte le indicazioni per associarsi.

Non dimenticate anche di segnalare in maniera chiara tutti i vostri canali: sito internet, newsletter e canali social.

Infine, il ringraziamento è il momento perfetto anche per lanciare il ‘save the date’ per la prossima edizione, includendo tutte le informazioni già disponibili – come luogo e data se già decise – oppure rinnovando l’invito a restare in contatto per ottenerle. Nel caso di eventi a pagamenti può già essere lanciato l’early bird, ovvero l’iscrizione all’evento con uno sconto più o meno consistente che sia però abbastanza significativo perché un partecipante decida di mettere già in agenda per l’anno successivo il vostro evento.