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Eventi posticipati, come tenere alto l’engagement

Eventi posticipati, come tenere alto l’engagement

Mentre in Italia il nuovo decreto della presidenza del Consiglio del 9 marzo ha esteso a tutto il territorio le restrizioni di spostamento e le misure preventive contro il contagio da coronovirus, il nuovo giro di vite ci impone nuove riflessioni anche sul mondo degli eventi.

Come sappiamo, su tutto il territorio italiano meeting, congressi e ogni tipo di manifestazione sono sospesi fino al 3 aprile, e la lista degli eventi cancellati o posticipati si allunga anche nel resto del mondo.

Ma cosa possiamo fare nel caso di eventi posticipati? In questo articolo proviamo ad analizzare come tenere alto l’engagement dei partecipanti degli eventi posticipati puntando su  content marketing, social engagement, formazione. 

Puntare sui contenuti

In questo momento per tenere alta l’attenzione dei partecipanti a eventi che sono posticipati di alcuni mesi il web diventa un alleato importante. Il sito dell’evento può diventare, ancora più di prima, un palco dal quale tenere viva la discussione sui temi dell’evento con i contenuti:

  • Approfondimenti e piccole anticipazioni sui temi dell’evento
  • Interviste ai relatori
  • Webinar di formazione
  • Sondaggi per i partecipanti: potete prevedere test di apprendimento dei webinar, ma anche sondare l’opinione degli utenti sui contenuti dell’evento ecc.

Leggi anche: Content marketing per eventi: cosa è e come renderlo efficace

Puntare sulla community

Tenere viva la community sui social affinché l’attenzione sul vostro evento non si affievolisca: rivedete il piano editoriale, riprogrammate il calendario editoriale, fare rete virtualmente. Cercate di coinvolgere il più possibile la vostra community alimentando la discussione sui canal social e coinvolgetela chiedendo opinioni, spunti e idee. In pratica:

  • Prevedete domande rivolte alla community nei post: qual è la loro opinione sull’argomento?
  • Monitorate la discussione: il vostro compito non si esaurisce nel momento in cui pubblicate il post, leggete e intervenite nei commenti
  • Preparatevi alle critiche: in questo momento gestire anche i commenti negativi può essere un’occasione per mostrare competenza

Per esempio il calendario dei Ted ha subito delle modifiche, ma gli organizzatori hanno deciso di interrogare direttamente i partecipanti chiedendo loro di esprimere un parere sull’opportunità o meno di posticipare a luglio la conferenza di Vancouver.

Leggi anche: Come creare la community di un evento, dalla strategia ai social

                  Il mondo degli eventi ai tempi di Covid-19: le voci della rete 

Puntare sul visual: quali immagini scegliere?

La parte visual, lo sapete, conta molto in quanto a engagement. Scegliere immagini giuste in questo frangente è ancora più complicato del solito. “Nel caso di eventi che si ripetono negli anni – ci spiega Sara Soldano, fotografa specializzata in eventi – puntate sul materiale visual delle precedenti edizioni. Scegliete immagini dei momenti più salienti e anche brevi video per tenere alta l’attenzione. Il mio consiglio è quello di prendersi del tempo per sfogliare con attenzione l’archivio anche alla ricerca di foto non istituzionali, scegliendo quelle più curiose, foto del backstage per esempio. In questo caso non è così fondamentale che siano foto tecnicamente eccellenti, ma dovranno essere scelte quelle altamente comunicative”.

E naturalmente c’è anche il caso di eventi che non hanno edizioni precedenti. “In questo caso – continua Sara Soldano – è bene scegliere foto molto inerenti con i contenuti, che li spieghino visivamente o che suscitino curiosità. Ci si può avvalere di qualche banca immagini, ma meglio evitare quelle gratuite se potete e scegliere di fare un piccolo investimento (si tratta al massimo di poche decine di euro al mese) per non utilizzare foto già inflazionate sul web”.

Infine, l’engagement passa anche dal visual come suggerisce Sara: “Un’idea potrebbe essere quella di invitare i partecipanti a inviare una loro foto, per esempio al lavoro o meglio se declinata sui temi dell’evento – annunciando che all’evento troveranno una piccola sorpresa. Potrebbe essere quella di montare un video con le immagini ricevute e mostrarlo durante l’evento, o qualsiasi altra idea vi venga in mente”.

Puntare sulla formazione

Tra i contenuti da prevedere per mantenere alta l’attenzione sui contenuti del vostro evento una buona idea può essere quella di puntare su contenuti online di formazione che diano qualche suggerimento e ‘preparino’ meglio i partecipanti a quello che sarà l’evento stesso.

Citando un esempio ITB Berlin, la fiera internazionale del turismo ha deciso di cancellare l’edizione 2020, ma vediamo cosa sta facendo sul suo sito. Il sito è già aggiornato sulla prossima edizione e punta sui contenuti di formazione: non intendiamoli come sostituzione della fiera tout-court. Se usciamo da questa ottica infatti, si possono intendere come contributi importanti che tengono unita la community su temi caldi del comparto, con conferenze da seguire online e che possono generare discussioni oggi virtuali, ma che domani si trasformeranno in partecipazioni.

Format ibridi: come funzionano e perché considerarli

Naturalmente sappiamo quanto gli incontri face-to-face siano insostituibili. Ma in un momento delicato come questo, e proprio in un’ottica di ‘dopo-coronavirus’, l’online è innegabilmente un’alternativa da considerare per tenere alto l’engagement e per mantenere contatti commerciali in ottica di ripresa. Consideriamo due esempi.

Soprattutto nel caso di eventi internazionali in cui alcuni partecipanti potrebbero essere impossibilitati a spostarsi, un’alternativa alla cancellazione potrebbe venire dai format ibridi.

Tornando a IBT Berlino, dopo la cancellazione si è verificata la situazione in cui alcuni partecipanti si trovavano già a Berlino e altri non erano riusciti a partire e la scelta è stata quella di allestire meeting room virtuali per metterli in contatto e non fermare gli incontri. "Abbiamo ricevuto richieste da Stati Uniti, Francia, UK, Francia, Germania e Africa da parti di organizzatori che avevno necessità di raggiungere i partecipanti ai loro eventi che nel frattempo sono stati posticipati per potere rimanere in contatto attraverso tool virtuali" ci spiegano dalla società di sofware Grip.

Maarten  Vanneste, senior consultant del Meeting Design Institute e autore del libro Multi-hub Meetings, ci spiega meglio il concetto del format per riunioni multi-hub: “In un momento come questo, in cui alcuni partecipanti sono impossibilitati a muoversi, questo format permette loro di seguire l’evento da casa collegandosi con persone che, nel mondo, non hanno particolari misure di restrizione di movimento. In ogni città, gli hub, si ritrova un gruppo di persone, più o meno numeroso in considerazione del momento particolare, e in uno dei Paesi più sicuri al momento, in cui i partecipanti possono spostarsi, senza affrontare lunghi trasferimenti, si tiene la conferenza vera e propria. Dal punto di vista tecnologico, ai partecipanti singoli serve solo un computer, ma è importante che tutti ricevano chiare istruzioni sul funzionamento del format. Anche gli speaker si possono trovare in luoghi diversi dalla conferenza stessa. Il consiglio però è quello di affidarsi a facilitatori esperti che guidino le interazioni e di coinvolgere comunque professionisti esperti in questo tipo di format”.

Leggi anche: Coronavirus, quali scenari per la meeting industry