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Videoconferenze: tool e soluzioni per realizzarle al meglio

Videoconferenze: tool e soluzioni per realizzarle al meglio

Che niente possa sostituire i meeting, gli eventi e gli incontri dal vivo è qualcosa con cui stiamo facendo i conti tutti in questo periodo di emergenza sanitaria e di restrizioni della socialità. Eppure, nella contingenza, un buon compromesso per organizzare dei meeting a distanza può arrivare da appositi tool online. Sul web sono infatti disponibili diverse piattaforme di videoconferenza per realizzare incontri a distanza, così come diverse aziende si stanno organizzando per aiutare chi organizza meeting a gestire tutto da remoto o con registrazioni ad hoc. In questo articolo vi facciamo una carrellata tra tool e proposte di aziende. 

Google Meet

Iniziamo con uno strumento della Google Suite che appunto Big G ha riservato alle aziende e che già dal nome fa intuire in che direzione stiamo andando. Si chiama Google Meet ed è l’evoluzione di Google Hangouts di cui comunque vi parleremo dopo. 

Meet è una vera e propria piattaforma di videoconferenze che possono essere di varia natura: si può parlare in 2 come in molte più persone, arrivando fino a 250 persone in contemporanea. 

Permette di organizzare videolezioni online, riunioni a distanza, eventi e il suo bello è che per accedere basta semplicemente un link che può essere inviato da chi organizza via e-mail o come appuntamento su Google Calendar. In pratica, potete fissare il vostro meeting o riunione, mandare l’invitation ai partecipanti che, direttamente sul calendario, si ritroveranno le indicazioni su come accedere sia via web che dal cellulare. Chi vi scrive l’ha provato diverse volte sia dal pc che via smartphone e funziona benissimo. In questo secondo caso però è necessario scaricare l'app, cosa che è possibile fare sia per iOS che per Android. 

Per chi, invece, organizza l’incontro o la videoconferenza basta premere un pulsante per avviare la diretta. Si può invitare le persone in anticipo o farlo al momento in cui si inizia la diretta con un semplice click. È possibile poi condividere lo schermo, decidere, nel caso dei partecipanti, se essere con microfono e video spento o tenere tutto attivo o solo uno dei due. Ovviamente questo dipende dal tipo di evento cui si sta partecipando: se è richiesta o meno la collaborazione del pubblico, è previsto un momento ad hoc con eventuali domande e risposte. È possibile scegliere se registrare o meno l’incontro.

Quanto costa Google Meet? Di per sé nulla, ma è la suite di cui fa parte, la Google Suite appunto, che ha un costo variabile anche se Big G in questo momento di emergenza la sta fornendo gratuitamente alle scuole fino a luglio. Si va dai 5,20 euro al mese per il pacchetto base (con massimo 100 partecipanti) fino a 23 euro al mese per far partecipare 250 persone. 

Google Hangouts

Se i vostri meeting riguardano poche persone, potete optare per la versione più economica di Google, ossia Google Hangouts. Viene data di default da Google ed è accessibile a chiunque abbia una mail Gmail. 

Come funziona? Bisogna creare una stanza o una chat invitando tutti e poi far partire la chiamata. Anche in questo caso si può decidere se partecipare facendosi vedere in video o semplicemente come uditori. Il massimo delle persone che possono partecipare è 10 quindi si tratta di una soluzione da adottare per meeting con poche persone. 

Microsoft Teams

Da un big a un altro big, in questo caso Microsoft che in questo periodo di smart working ed eventi a distanza propone una piattaforma molto interessante usata in particolare dalle scuole, ma non solo. Si chiama Microsoft Teams ed è un tool che permette videolezioni, meeting organizzando il lavoro a distanza grazie alla condivisione di schermo, la chat e la condivisione di documenti. Facendo parte di Microsoft, si interfaccia alla perfezione con altri prodotti della suite Office, vale a dire Outlook, Skype, Onedrive ecc… infatti tutto viene utilizzato con un account Microsoft. 

Per Teams esiste una versione free che dà la possibilità di gestire le comunicazioni fino a 250 persone, solo che ha una limitazione per quanto riguarda lo spazio utente e condiviso: nella versione gratuita ci sono 2 GB di spazio per utente e 10 GB di spazio condiviso. In quella a pagamento lo spazio per utente è di 1 TB e quanto alle persone e possono partecipare fino a 1000 persone per 4 ore. Questa funzionalità fa parte dei cosiddetti “Eventi live in Teams”. 

Zoom

Anche Zoom è un’ottima piattaforma per meeting e incontri online. È disponibile in versione freemium, ossia ha una versione free, gratuita, e una a pagamento, premium. La versione gratuita, dopo essersi registrati, permette di organizzare un meeting o una riunione cui possono prendere parte massimo 100 persone fino a 40 minuti. Quando il tempo sta per scadere Zoom viene inviato un alert in modo che si possano salutare gli ospiti. 

La versione a pagamento non ha invece limiti di partecipanti né di orario. Come funziona? Si può programmare il proprio meeting e dare il link ai partecipanti oppure fare tutto in diretta e invitarli a partecipare. Per utilizzare Zoom dal computer bisogna scaricare la web app, per chi si collega invece dal telefono, basta digitare uno dei due numeri fissi - che cambiano di volta in volta - e inserire il codice del meeting. Permette di registrare l’evento, di condividere lo schermo e di visualizzare tutti i partecipanti se lo desiderano, altrimenti possono restare invisibili con solo microfono o senza. Chi organizza il meeting può silenziare i partecipanti. Nel caso il meeting sia stato schedulato chi si collega prima dell’inizio può essere messo in una sala d’attesa e ammesso non appena inizia l’incontro. Anche in questo caso si può registrare tutto e decidere se salvare il video o solo l’audio o entrambi. 

Le aziende al servizio delle aziende

Non solo tool, diverse soluzioni arrivano anche dalle aziende. È il caso di Tiffany Event e M2F Audio & Light Service che mette a disposizione di tutti i meeting planner e delle aziende in generale una soluzione smart che permette di realizzare dirette streaming o per la post-produzione e divulgazione. Il tutto rispettando le regole previste dal Decreto del Presidente del Consiglio. Viene messo a disposizione il proprio studio di Milano o l’azienda si propone di raggiungervi in sede per realizzare gli interventi in live streaming permettendo il collegamento da remoto dei partecipanti, nel numero che più si desidera. Altra soluzione è che quella di mandare del materiale registrato, magari con i tool di prima e permettere alla Tiffany Eventi e M2F Audio & Lights Service di montare in post produzione con uno sguardo professionale che non fa mai male. 

Un’ottima soluzione è anche quella proposta dal prodotto SOLUTION di Factory Nolo, che nasce proprio per garantire alle aziende di rispettare i propri piani di comunicazione puntando, vista la necessità del momento, sulla live communication. Factory Nolo infatti mette a disposizione tutta la tecnologia che ha per il film making oltre a una grande sala di posa e alle competenze di una vera società di comunicazione. In più, ha una vera e propria squadra di regia che è in grado di  tradurre in tempo reale le esigenze comunicative di un evento tradizionale con quelle di una comunicazione da remoto, permettendo di tradurre e gestire i contenuti, trasformarli in un vero show come era stato disegnato e addirittura ampliando l’audience ipotizzata grazie al remoto.

Questo vale sia per chi è a Milano, dove ha sede l’azienda, che in altre città d’Italia. Grazie ad altre sale di di posa distribuite sul territorio nazionale, Factory Nolo riesce a ovviare alle diverse richieste, sempre appunto rispettando le restrizioni del periodo come il mantenere la giusta distanza ed evitare gli assembramenti.