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Webinar online, conferenze digitali ed eventi ibridi: definizioni e quando sceglierli

Webinar online, conferenze digitali ed eventi ibridi: definizioni e quando sceglierli

Tra una call di Zoom e una riunione su Skype, ci sembra di non essere mai stati così smart, eppure organizzare un evento virtuale non è una cosa semplice.

Nel ribadire che stando a casa abbiamo compreso ancora di più, se ce ne fosse stato bisogno, quanto gli incontri face to face siano insostituibili, è grazie al digitale che ci teniamo in contatto e che alcuni eventi, anche di grande portata, hanno potuto continuare il dialogo con la propria audience e veicolare i propri contenuti.

Come per quelli dal vivo, esistono diversi tipi di eventi virtuali.

Webinar: contenuti e formazione

Nei webinar quel che conta è soprattutto il contenuto. Che siano gratuiti o a pagamento, è l’elemento formativo ad attrarre maggiormente: uno o più speaker presentano i contenuti a una platea più o meno vasta.

La durata non è mai troppo lunga, da mezz’ora/45 minuti a poco più di un’ora e si possono utilizzare diverse piattaforme per videoconferenza, a volte gratuite se il numero dei partecipanti non è elevato, che permettono anche ai partecipanti di fare domande. Il webinar può essere in streaming, ma si possono anche pre-registrare gli interventi. 

Leggi anche: Videoconferenze: tool e soluzioni per organizzarle al meglio

Congresso virtuale: sessioni parallele e networking

Decisamente più complessi da organizzare sono conferenze e congressi digitali con un’agenda complessa, sponsor, diverse sessioni in contemporanea, momenti di engagement e networking.

I partecipanti, come in un congresso dal vivo, organizzano la propria agenda in base ai loro interessi. Impossibile improvvisare un evento virtuale di tale portata senza il supporto tecnico e organizzativo di esperti. Da ricordare inoltre che, soprattutto per questo tipo di eventi, conta molto gestire al meglio anche il prima e il dopo, dare il giusto spazio agli sponsor e coinvolgere l’audience.

In questo periodo, sono diversi i congressi, anche di grande portata, che hanno fatto la scelta di diventare completamente virtuali. Noi ve ne abbiamo già raccontati alcuni, come l'AAT-AD/PD 2020, il congresso dedicato ad Alzheimer e Parkinson, e Aids 2020.

Eventi ibridi e social distancing

Ve ne avevamo già parlato in un nostro articolo sull'egagement degli eventi posticipati, in cui Maarten  Vanneste, senior consultant del Meeting Design Institute e autore del libro Multi-hub Meetings, ci aveva spiegato il format per eventi multi-hub: “In ogni città, gli hub, si ritrova un gruppo di persone, mentre la conferenza vera e propria si svolge in uno dei Paesi in cui i partecipanti (per esempio in questo periodo, ndr) possono spostarsi. Dal punto di vista tecnologico, ai partecipanti singoli serve solo un computer, ma è importante che tutti ricevano chiare istruzioni sul funzionamento del format. Anche gli speaker si possono trovare in luoghi diversi dalla conferenza stessa”.

Questo tipo di eventi funzionano bene per esempio nel caso di aziende multinazionali che scelgono questa tipologia nell’impossibilità di riunire tutti i dipendenti in un’unica location (per budget, ma non solo) ma possono essere utilizzati in molti contesti. Oggi, con molti Paesi in lock down, potrebbe non essere semplice organizzarli, ma pensando anche alle misure di distanziamento sociale potrebbero offrire una valida soluzione nei prossimi mesi.

Eventi virtuali sì o no: cosa dice Google

Improvvisarsi esperti di eventi virtuali non è come abbiamo visto consigliabile. Per saperne di più, vi segnaliamo l'articolo di Google sugli eventi digitali, in cui, tra l’altro, viene detto che “Per capire se è il caso di rimodulare l’evento e progettarlo online, pensa al motivo per cui lo avevi organizzato e scrivi un nuovo brief per aiutare il tuo team a focalizzarsi sull'obiettivo principale. Se la finalità dell'evento era quello di mostrare nuovi contenuti o fare un annuncio, un live streaming o un video on demand possono essere utili. Ma tieni in considerazione il modo in cui tali contenuti verranno guardati e ascoltati e assicurati che abbiano una lunghezza e un formato adeguati per il tuo pubblico. Se invece lo scopo era quello di costruire nuove relazioni, un evento online potrebbe non essere la scelta migliore”.

L’articolo è stato scritto da Nikki Garvey, Head of Ads and YouTube Events and Experiences di Google, che spiega come i team di Google che si occupano degli eventi stanno progettando nuove strategie.

Altro quesito che pone l'articolo é: live streaming o registrazione? Anche qui il consiglio è di valutare molto bene contesto e obiettivi: i vostri contenuti devono essere fruiti dal vivo? O potete presupporre che la vostra audience, in lock down, preferirebbe essere libera di fruirne in momenti diversi (per esempio, quando i figli dormono?)