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La meeting industry vuole ripartire: più di 2.000 alla web conference “Come riaprire ai meeting?”. Guarda la registrazione

Grandissima partecipazione con oltre 2.000 professionisti e operatori del settore alla web conference organizzata da Ediman in diretta streaming su Zoom e Facebook “Come riaprire ai meeting” di mercoledì 20 maggio.

Un incontro molto sentito durante il quale sono emersi gli aspetti più cruciali per il settore degli eventi, ancora in cerca di risposte dopo lo stop causato dall’emergenza coronavirus.

Come ripartire senza un orizzonte temporale chiaro in un settore come il nostro la cui parola d’ordine è pianificazione? Torneremo al ‘normale’ che conoscevamo oppure ci abitueremo a una nuova normalità?

Questi alcuni dei quesiti più urgenti sui quali si è discusso per cercare di delineare scenari e modalità della ripartenza, con la consapevolezza che organizzatori, strutture e tutta la filiera degli eventi è pronta ad agire.

“Anche in assenza di risposte certe quello che oggi è determinante è il modo con cui affronteremo la novità, se avremo le risorse per raccogliere le sfide e su come poi affrontarle” ha sottolineato Marco Biamonti, presidente di Ediman, che ha aperto la web conference moderata da Gabriella Gentile, alla quale hanno partecipato Alessandra Albarelli, presidente di Federcongressi&eventi, Stefania Agostini – Palacongressi di Rimini, Alessandro Cabella e Nassos Papazoglou – Hilton Hotels, Giovanna Manzi – BWH Hotel Group Italia, Lorenzo Pignatti – Terraevents, Patrizia Semprebene Buongiorno – AIM Group International.

Quattro le parole chiave secondo Biamonti: “velocità di reazione, agilità nel cambiamento, comprensione dei valori del cliente, sensibilità verso le opportunità emergenti. Ma per attivare questi interruttori dovremo essere pronti a incidere su alcuni o tanti aspetti delle nostre organizzazioni: dai sistemi operativi, ai processi decisionali, agli investimenti”.

Tempi certi, proattività e concretezza: così la meeting industry può ripartire

La questione più urgente resta il “quando”, dopo che anche l’ultimo Dpcm del 17 maggio non ha preso in considerazione la ripartenza degli eventi. “Senza una data certa il nostro settore va in crisi” sono state le parole di Alessandra Albarelli, presidente di Federcongressi&eventi. “Il nostro è un comparto a ciclo lungo che non può riprendersi nel giro di poco tempo, non possiamo andare oltre il 15 giugno. Certamente, ci serve sapere anche come ripartire, e a questo proposito Federcongressi&eventi si è mossa da subito per indicare le linee guida in questo senso. Ora attendiamo i protocolli da parte delle istituzioni, che si basino però su principi più che sui dettagli, con un approccio morbido che ci lasci lo spazio necessario ad agire nelle diverse situazioni”. 

E quello intrapreso dalla web conference è stato anche un viaggio attraverso le diverse iniziative che sedi congressuali e alberghi hanno messo in campo per rimodellare la loro offerta in relazione all’emergenza Covid-19, guardando soprattutto al futuro degli eventi, dove conteranno ancora di più gli aspetti tecnologici, ma anche l’esperienza e il benessere dei partecipanti. 

“Non abbiamo mai smesso di lavorare e con molta proattività e concretezza abbiamo cercato nuove soluzioni per i nostri clienti e nuovi format” ha spiegato Stefania Agostini. “Volevamo dimostrare che le location non sono soltanto uno spazio fisico, ma una componente cruciale per il successo di un evento, anche in questo momento. Abbiamo investito per la realizzazione di un TV set permanente che oggi ci permette di realizzare eventi virtuali, ma che nel prossimo futuro potrà essere utilizzato anche per gli eventi dal vivo”.

Nuove modalità di fruizione degli eventi e differenziazione dell’offerta è la chiave di lettura di Giovanna Manzi: “Nel futuro dovremo guardare sempre più agli eventi misti e credo che questa possa essere considerata soprattutto un’opportunità. Mi sono confrontata a lungo con i nostri albergatori ed è chiaro che gli hotel dovranno interpretare il proprio futuro a seconda della tipologia di struttura e target.  Per le nostre strutture alberghiere con importanti centri congressi saranno necessari investimenti tecnologici che permettano di offrire nuove modalità di fruizione degli eventi, mentre le strutture più piccole potranno rimodellare la propria offerta su target che, invece degli aspetti tecnologici, privilegino l’esclusività e la privacy”.

Regole e modalità diverse sono una novità da interpretare anche per lo staff alberghiero nell’interpretazione di Hilton “Crediamo che il benessere degli ospiti passi da quello dello staff” ha spiegato Alessandro Cabella. “Abbiamo lanciato il programma ‘Welcome back’ per il personale dei nostri hotel, che prevede azioni da 10 giorni prima e fino a 120 dopo la riapertura degli alberghi e punta molto sulla formazione per quanto riguarda i nuovi protocolli adottati e convalidati dal comitato di sicurezza di cui ogni nostra struttura si deve dotare”. Questo si affianca al programma di sanificazione delle strutture, nel rispetto delle norme indicate dal Governo italiano e secondo gli standard indicati da Hilton, che non potranno prescindere dal comfort degli ospiti da diversi punti di vista, come ha spiegato Nassos Papazoglou. “Per quando riguarda l’offerta ristorativa durante gli eventi gli ospiti potranno usufruire di posti a sedere organizzati nel rispetto del distanziamento sociale e di soluzioni ‘travel and go’ per le colazioni, oltre al servizio in camera con porzioni monouso. Per tutte le aree pubbliche abbiamo predisposto adesivi e segnaletiche che aiuteranno gli ospiti a rispettare le misure di distanziamento necessarie in questa fase”.

Durata della crisi, cambiamento delle abitudini e delle modalità di erogare i contenuti, capacità di spesa e restrizioni governative locali e internazionali sono gli elementi che delineeranno i nuovi scenari degli eventi secondo Patrizia Semprebene Buongiorno: “Siamo partiti subito con gli eventi digitali per andare incontro alle esigenze dei nostri clienti e rischiando insieme a loro. Questa esplosione del virtuale è stata la soluzione possibile durante questa emergenza, ma se consideriamo il medio termine vediamo la possibilità di creare modalità di meeting diverse, che per esempio prendano in considerazioni le disposizioni regionali nel caso di un evento nazionale comprendendo incontri face-to-face locali abbinati a un grande meeting ibrido”.

Ma quando le persone si sentiranno sicure di viaggiare? “Quello che preoccupa è la spinta protezionistica che sta prendendo piede a livello internazionale” ha commentato Lorenzo Pignatti. “Molti Paesi, tra cui USA e Canada, ma non solo, stanno mettendo in campo incentivi fiscali per le aziende che scelgono di rimanere nel loro Paese. Questo mette in crisi chi fa incoming, servono pacchetti di incentivi turistici che spingano l’attrattività del nostro Paese” ha sottolineato Pignatti, concludendo: “Se il futuro della MICE industry dipendesse da noi saremmo in ottime mani”.

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Se non avete potuto partecipare alla web conference in diretta streaming o se voltete condividerne i contenuti con colleghi o amici, trovate la versione integrale della conferenza a vostra diposizione in capo a questa pagina, o sulla pagina Facebook di Meeting e Congressi.