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Il boom degli eventi ibridi: cosa devi sapere su strategia, audience e contenuti

Il boom degli eventi ibridi: cosa devi sapere su strategia, audience e contenuti

Nel mondo della meeting industry, come sappiamo così profondamente cambiato durante l’emergenza Covid-19, si sono fatte largo parole chiave che sino all’inizio di quest’anno non erano quasi mai utilizzate da parte dei professionisti degli eventi: una di queste è sicuramente “evento ibrido”, un modo di fare eventi non nuovo, ma che ha conosciuto decisamente una notevole diffusione, che il lockdown prima e la necessità del distanziamento sociale poi, ha confermato – insieme al boom degli eventi digitali - come trend del futuro e non solo perché risponde al meglio alle nuove esigenze imposte dalle misure anti-contagio da coronavirus.

Di questo trend sembrano esserne consapevoli per primi gli stessi organizzatori, come dimostrano diverse survey recenti, come il Planner Confidence Index di I-Meet, secondo il quale il 63% dei professionisti prevede formule ibride per gli eventi dal vivo. Un dato confermato anche da Etc.venues che ha coinvolto circa mille organizzatori di eventi in una ricerca dalla quale è emerso che il 73% dei planner sceglierà una modalità ibrida almeno per tutto il 2020.

Misure di sicurezza anti-contagio, difficoltà a spostarsi e un generale senso di incertezza spingono dunque verso un format che dimostra prima di tutto come, nonostante le difficoltà, le aziende non sono disposte a rinunciare agli eventi come assett chiave, tanto che secondo la ricerca di PV Agency, il 60% preferisce optare per trasferimenti di budget dal fisico al virtuale senza allocare questi costi ad altro.

Evento ibrido: cosa è

In poche parole, un evento ibrido mette insieme il format dell’evento in presenza e quello dell’evento digitale. In pratica significa che l’evento viene svolto dal vivo, con partecipanti in presenza in una location fisica, ma è fruibile anche digitalmente dalle persone che non sono presenti.

Le modalità della fruizione dei contenuti possono essere varie: tra quelle più utilizzate c’è lo streaming dell’evento live per chi si collega da remoto attraverso un dispositivo come il proprio computer o lo smartphone, e che partecipa, con diversi livelli di possibilità di interazione, all’evento stesso. Ma l’evento principale, dove per esempio si trovano i relatori, può prevedere anche altri eventi in contemporanea tutti collegati tra loro in diverse location, al quale partecipano piccoli gruppi di partecipanti. 

Dalla strategia all'audience: cosa cambia

La strategia resta fondamentale anche per un evento ibrido, come per qualsiasi tipologia di evento, Cosa voglio comunicare e come con il mio evento ibrido? E soprattutto: a chi mi rivolgo? Questa domanda è particolarmente importante perché con l’evento ibrido la nostra audience diventa potenzialmente molto più vasta.

La partecipazione virtuale infatti permette a un numero più alto di persone di accedere ai contenuti dell’evento senza doversi spostare da casa o dall’ufficio. Da un lato questo aspetto è sicuramente un vantaggio, perché permette di includere persone che, altrimenti, non avrebbero partecipato all’evento per motivi di budget, di tempo e di impegni. Dall’altro però, è ancora più importante individuare l’audience giusta e rivolgersi ai potenziali partecipanti nella maniera adatta ad attrarli, farli partecipare, ingaggiarli anche nel dopo evento. Soprattutto per gli eventi b2b, ma anche b2c, infatti, non è solo il numero di partecipanti a decretare il successo dell'evento, ma anche la tipologia del pubblico, che deve essere il più possibile profilato per il tipo di contenuto offerto.

Per ingaggiare l'audience giusta, il punto di partenza è considerare come partecipazione in presenza e audience da remoto hanno esigenze diverse, e per questo vanno creati contenuti ad hoc.

Questo approccio permette anche di sfatare uno dei timori maggiori degli organizzatori di eventi rispetto agli eventi ibridi, e cioè quello di vedere diminuire il numero dei partecipanti in presenza a causa del fatto che gli stessi possono partecipare senza spostamenti e quindi con una minore spesa da casa. Una survey di Digitell effettuata su un campione di 100 professionisti che hanno partecipato virtualmente a un evento ibrido, riporta come l’83% di essi ha dichiarato di non avere mai preso in considerazione la partecipazione dal vivo, anzi che hanno preso in considerazione l’evento proprio per la possibilità che offriva di essere seguito da remoto. Al contrario, quello che potrebbe accadere è che, dopo avere partecipato virtualmente, un partecipante decida di farlo in presenza nell’edizione successiva.

Del resto, gli eventi ibridi esistevano anche prima dell’emergenza Covid-19. Un esempio illustre sono quelli organizzati da Apple per i loro lanci di prodotto, che già da diversi anni combinano l’evento in presenza con uno streaming iper-tecnologico seguito da tutto il mondo.

Un esempio dell’era Covid-19 è invece la versione ibrida che si è tenuta a giugno presso il Palacongressi di Rimini del Web Marketing Forum, uno degli appuntamenti del settore più attesi dell’anno, che ha proposto una prima edizione diffusa che ha utilizzato la location allestita come set televisivo in piena regola, da dove ogni giorno venivano trasmessi live gli interventi degli ospiti in studio. Il format ha riscosso un successo tale che è già programmata una nuova edizione a settembre nella versione in presenza + online. Questo dimostra anche come, nell’organizzazione di un evento ibrido, il ruolo della location rimane fondamentale.

L’importanza dei contenuti

Se i contenuti sono sempre importanti in un evento, quando si tratta di formule ibride potrebbero esserlo ancora di più. Pensate per esempio al fatto che le sessioni dei relatori trasmesse in streaming vengono di norma registrate e restano quindi a disposizione anche dopo l’evento. Questi contenuti possono essere resi disponibili sul sito dell’evento, moltiplicando i possibili fruitori nella formula che più si ritiene opportuna. Per esempio, possono essere resi gratuiti per chi ha già pagato un biglietto per partecipare in presenza o virtualmente (e magari non è riuscito a seguire tutte le sessioni), oppure offerte a un prezzo più basso o ‘regalate’ in cambio dell’iscrizione alla newsletter ecc.

A questo proposito, la società di web marketing Moz, che ogni anno organizza un evento molto seguito del settore, a causa dell’emergenza coronavirus ha optato per il 2020 per una edizione virtuale. Sul suo sito, si trovano i contenuti (per esempio le slide di presentazione dei diversi relatori) di alcune delle sessioni più interessanti, che però Moz rende disponibile solo dopo che l’utente ha deciso di registrarsi per accedere a una delle sue versioni pro.