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Quando l’evento diventa digitale. Le competenze delle agenzie nella case history di Sistema Congressi

Quando l’evento diventa digitale. Le competenze delle agenzie nella case history di Sistema Congressi

Attivare in tempi brevi momenti di formazione e aggiornamento: se questa è stata l’esigenza sull’onda dell’emergenza Covid-19 che ha portato a un vero e proprio boom gli eventi digitali, è sempre più forte la necessità di fare serie riflessioni su contenuti e modalità secondo i quali vengono organizzati. Per molte agenzie di eventi questo significa anche acquisire nuove competenze, per rispondere con professionalità a nuove esigenze. 

Gli strumenti a disposizione sono molti, ma come sceglierli? Come rendere accattivante anche un format digitale? Da questi presupposti è partita Sistema Congressi, che forte della sua vocazione internazionale, ha sentito l’esigenza di confezionare prodotti di livello in grado di rispondere alle aspettative di una audience sempre più esigente, anche per gli eventi digitali.  

Attivare nuove competenze

Un’occasione è stata la Conferenza ESSDERC ESSCIRC 2020, un forum europeo annuale di ingegneria elettronica, che ha come obiettivo la presentazione e la discussione dei recenti progressi nei dispositivi e nei circuiti a stato solido. L’edizione 2020 della conferenza, che Sistema Congressi segue dal 2014 nelle varie destinazioni europee, era prevista a Grenoble a metà settembre, ma la situazione ha comportato la decisione obbligata di un passaggio all’edizione virtuale. Normalmente l’evento vede una partecipazione di circa 800 esperti di provenienza internazionale, e negli anni, oltre all’audience europea si sono affiancati molti partecipanti da Stati Uniti ed Estremo Oriente.

“Le società come la nostra - spiega Marisa Sartori, General Manager di Sistema Congressi  - che lavorano e competono su un mercato internazionale, sicuramente hanno già confidenza con molte delle problematiche che gli eventi virtuali comportano. Certamente serve uno studio più attento del target e del mercato nel quale si colloca l’evento, per comprendere meglio le decisioni di spesa rispetto alla partecipazione agli eventi virtuali a pagamento. Tutti noi sappiamo quanto sia importante per un congresso l’identificazione della data, per evitare la sovrapposizione con altri eventi: questo è diventato più difficile con gli eventi virtuali, che nascono spesso da un giorno all’altro. Sicuramente importante è la competenza tecnica rispetto a tutte le parti di un prodotto che bisogna studiare con attenzione: le soluzioni sono tantissime, la comprensione del rapporto costo/beneficio non è immediata come accade quando si valutano diverse sedi congressuali”. 

Ecco perché per le agenzie di eventi che vogliono includere nella loro offerta anche gli eventi digitali l’impegno non è indifferente. “Bisogna studiare molto” aggiunge Sartori. “A partire dall’inizio del lockdown abbiamo investito molto tempo nella valutazione di varie piattaforme, e visionato decine di webinar. È stato un lavoro di gruppo che ha portato a scoprire orizzonti per noi nuovi. Nessuno dei nostri eventi era infatti mai stato organizzato online, e abbiamo intrapreso molti contatti con i principali player del settore. Analizzare proposte diverse, con range di costo variabili, ci ha sicuramente aiutato a comprendere quali prodotti si prestino meglio a soddisfare un rapporto costo/beneficio ottimale per i nostri clienti”.

La sfida del digitale

Per comprendere meglio cosa significa realizzare un evento virtuale, soprattutto partendo da edizioni in persona, abbiamo chiesto a Sabrina De Poli, Project Leader di Sistema Congressi, di entrare nel dettaglio della Conferenza ESSDERC ESSCIRC 2020.

 

 

Nella realizzazione dell’edizione digitale della conferenza internazionale come è stato modificato il design del programma?

La Conferenza si articola solitamente su 8 sessioni parallle con il coinvolgimento di un numero molto elevato di relatori, e si svolge in 3 giorni.

Rispetto al formato standard del programma tecnico-scientifico, anche a causa del breve tempo a disposizione per la progettazione del format virtuale, si è scelto di privilegiare i workshop e i tutorial che solitamente precedono la Conferenza.

Il programma è stato quindi articolato in 13 Educational Events, basati sui contenuti scientifici già disponibili al momento della riprogrammazione della conferenza in formato virtuale.

Come i relatori e i moderatori sono stati preparati agli speech virtuali?

Ai relatori è stato inviato un breve manuale che includeva istruzioni tecniche su come produrre i contenuti, ed è stata organizzata una training session in cui sono state presentate le funzionalità della piattaforma, e gli strumenti a loro disposizione per l’upload dei contenuti. È stata naturalmente fornita un’assistenza one-to-one quando richiesto. 

Cosa cambia rispetto a uno speech dal vivo?

Ai relatori e ai moderatori è richiesto un maggiore impegno nella creazione dei contenuti. La conferenza fisica richiede spesso presentazioni Powerpoint, uno strumento ben conosciuto che consente modifiche fino all’ultimo momento. 

Nel format virtuale sono richiesti supporti alle relazioni più sofisticati - quali ad esempio i video - che devono essere rimodulati sulle esigenze della piattaforma virtuale: ai relatori sono quindi richieste nuove competenze.

La preparazione dello speech, che spesso si risolve nei giorni immediatamente precedenti la Conferenza deve essere anticipata, dato che le scadenze per la configurazione di un evento virtuale sono certamente più stringenti. Altro aspetto da considerare è che nell’evento virtuale manca il rapporto visivo col pubblico.

Per il relatore la difficoltà è non poter comprendere le reazioni dei partecipanti che di solito ha di fronte a sé durante l’esposizione, ed è quindi in qualche modo solo con sé stesso. Naturalmente questa è una difficoltà che tende a ridursi man mano che cresce l’abitudine agli incontri virtuali.

Paradossalmente però, per qualcuno non avere un pubblico di fronte può addirittura facilitare la presentazione.

Infine, c’è molta differenza tra una presentazione live e la presentazione registrata, che il relatore può ripetere finché non sia soddisfatto del risultato. 

Come sono stati gestiti i contenuti dell’evento?

Tutti i contenuti sono andati online il 7 settembre e, insieme alla registrazione della live session, saranno fruibili fino al 15 novembre. La decisione è stata presa in quanto ognuno degli educational events ha una durata media di circa 6 ore, per un totale di circa 2 settimane lavorative per la visione completa di tutti gli eventi a programma.  

Ogni educational event è costituito da un video esteso per ogni relatore, dalle slide presentate al momento della relazione, e da un trailer di 2 minuti che funge da introduzione alla discussione.

Era disponibile anche una live session. Data e orari sono stati decisi per assecondare le necessità dei principali fusi orari. Ogni live session ha previsto un moderatore che ha introdotto la discussione con i trailer. 

Le registrazioni restano a disposizione on demand fino al 15 novembre.

Il futuro degli eventi: online sì, ma anche di persona

Sistema Congressi ha creato una landing page www.ask-isa.com, sulla quale vengono veicolati i contenuti ai quali il team di Sistema Congressi - sotto l’alter ego di ISA | Interactive System Assistant - sta lavorando per gli eventi digitali, tra i quali altre case studies di eventi virtuali. 

“Gli eventi digitali continueranno a essere richiesti nel futuro” precisa Sartori. “Ma avranno altri obiettivi. Vogliamo essere ottimisti, prima o poi la situazione epidemiologica verrà risolta. Indubbiamente in questi mesi molti hanno potuto apprezzare la semplicità di fruizione degli eventi online: costi di viaggio e hotel azzerati, più tempo a disposizione. Pensiamo che le persone faranno una scelta più ragionata tra le varie opportunità di formazione, aggiornamento, incontro, per decidere quelle alle quali partecipare in persona, e quelle da seguire online. Nei pochi eventi in persona organizzati negli ultimi mesi abbiamo però visto anche un grande desiderio di incontro fisico: chi è arrivato ai nostri eventi era davvero entusiasta! Sarà necessario valutare caso per caso quale formula si adatta meglio all’evento da organizzare e all’audience potenziale” conclude.