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Come utilizzare i materiali digitali nella strategia di comunicazione online dell'evento

Come utilizzare i materiali digitali nella strategia di comunicazione online dell'evento

Con l’accelerazione digitale durante la pandemia, anche le modalità e i canali della comunicazione degli eventi si sono modificati. Non fanno eccezione tutti quei materiali informativi e anche didattici, come programmaslide, info pratiche e tecniche, che vengono distribuiti oggi prevalentemente, se non unicamente, in digitale e sono spesso reperibili online.

I materiali digitali, certo non una novità, sono diventati un vero must degli eventi virtuali, dove tutte le informazioni sono trasmesse digitalmente. Ma lo sono sempre più anche per gli eventi ibridi e in presenza. Proprio per questi ultimi, la preferenza di materiale digitale in sostituzione di quello cartaceo (oltre a essere una scelta green) è infatti indicata tra le misure di sicurezza anti-contagio da Covid-19, oltre che dall'Organizzazione mondiale della sanità, dalle linee guida sulla sicurezza negli eventi di Federcongressi&eventi.

Questi materiali possono essere inviati direttamente via mail ai partecipanti o essere presenti online sul sito dell'evento. Ma avete mai pensato di utilizzarli, come gli altri contenuti online, per promuovere e raccontare il vostro evento, o per creare più engagement dell’audience? In poche parole, avete mai pensato di sfruttarli per la strategia di comunicazione online del vostro evento?

Per farlo, valgono le regole del web, o meglio del content marketing per eventi, che vi permette di sfruttare al meglio i materiali digitali online facendovi trovare dai motori di ricerca. Ma non solo. In questo articolo vediamo tre modi per utilizzare al meglio i materiali digitali online del vostro evento per creare la giusta user experience di lead e partecipanti, allargare la vostra audience e aumentare l'engagement del vostro evento.

Materiali informativi: l’importanza di aggiornare il sito

I contenuti online del sito dell’evento danno l’importante vantaggio di potere essere aggiornati praticamente in tempo reale. Questo vale anche per i materiali informativi dell'evento, poiché l'aggiornamento vi permette di dare informazioni sempre puntuali.Un nuovo relatore, ma anche una modifica del programma, una novità: tutto sul sito dell’evento deve permettere ai partecipanti di essere costantemente informati. 

Non solo. Sul sito del vostro evento, assicuratevi che i contenuti informativi siano sempre chiari e facili da trovare. Dove, come e quando, ma anche come iscriversi e come partecipare sono informazioni che un utente vuole avere subito per decidere di iscriversi o meno al vostro evento. Ecco perché il sito deve offrire una user experience ottimale

Se ci sono materiali da scaricare, se volete fare compiere azioni all’utente come “Iscriviti alla newsletter”, “Scarica il programma”, “Guarda i relatori” mettete in evidenza in maniera coerente le call to action e non deludete le promesse rimandando a informazioni "scadute". 

Vi diamo un altro consiglio: se avete una novità sull’evento, oltre che informare gli iscritti direttamente via mail, prevedete una news sul sito. Questo vi permetterà di condividere per esempio il contenuto sui social. Il contenuto potrebbe inoltre interessare anche chi non è ancora iscritto all’evento e magari proprio in base a quella novità decide di partecipare. E darete l’idea di un sito molto curato.

Infine: assicuratevi che il format del vostro evento sia chiaro sin da subito. La prossima sarà un’edizione digitale di un evento che di solito si tiene in presenza? Non abbiate timore di comunicarlo agli utenti, spiegate le vostre ragioni e rendete molto chiaro come si svolgerà l’evento digitale, cosa fare per iniziare, come utilizzare la piattaforma e così via.

Condividere le slide per espandere l’audience 

Sappiamo come le slide di un evento, specie se stiamo parlando di un corso di formazione, ma non solo, siano un bene molto prezioso per i partecipanti. Capita spesso infatti che tra le prime domande che vengono fatte al relatore ci sia questa: “Poi ci manda le slide?”. Certo, non è scontato perché sono il frutto di tanto lavoro e di competenze, ma è anche vero che sono contenuti ambiti proprio perché fanno parte dei “take away” più preziosi per chi partecipa. 

Fatta questa premessa, serve anche dire che sappiamo come non tutti i contenuti di un evento possono essere resi pubblici. Ma se non ci fossero impedimenti a livello di riservatezza, avete mai pensato di utilizzare contenuti online come le slide per creare engagement e far parlare del vostro evento anche quando è terminato? 

Le slide potrebbero per esempio essere il “premio” per chi si iscrive alla vostra newsletter, anche se non ha partecipato all’evento ma potrebbe farlo per la prossima edizione. Oppure per chi risponde al sondaggio post-evento o ancora a una survey o a qualche semplice domanda, magari fatta sul canale social dell’evento, che vi aiuti a capire a quali contenuti sono interessati lead e partecipanti per l’edizione dell’anno dopo. 

E le slide sono un ottimo strumento per allargare la vostra audience. Potreste per esempio caricarle su SlideShare e condividerle sul canale social che utilizzate per l’evento, come per esempio Facebook, Twitter o Linkedin. Slideshare vi dà anche il vantaggio di creare un URL del vostro documento, ovvero un indirizzo web, per esempio www.slidedelmioevento.it, che può essere facilmente utilizzato per condivisioni da voi o dai partecipanti. Inoltre, potete embeddare, ovvero caricare, le slide sul sito. Il documento può inoltre essere reso pubblico o privato. Questo vi permetterà di utilizzare le slide come un vero e proprio contenuto online che viene anche indicizzato da Google, ovvero potrà essere trovato da chi fa una ricerca inerente al tema delle slide. 

Newsletter, le informazioni che creano engagement

Come sapete, anche la newsletter è un canale molto efficace per informare i partecipanti del vostro evento su novità, cose da sapere e così via. Ed è anche un modo per promuovere l’evento, invitare le persone a partecipare, offrire sconti sui biglietti e così via. Anche in questo caso il materiale informativo inviato deve essere sempre aggiornato e puntuale, deve fornire tutte le indicazioni utili, oltre che aggiornare con notizie e approfondimenti sui temi dell’evento. 

Ma una newsletter è un canale efficace anche nel dopo evento. Potete infatti usarla per rimandare i partecipanti al sito per scaricare materiale didattico, visionare highlights e feedback dei partecipanti e per dare anticipazioni sulle prossime edizioni dell’evento. Anche la newsletter vi permette in questo modo di sfruttare meglio i materiali online dell’evento e di renderli più strategici per la vostra comunicazione.