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Organizzare un evento mentre si lavora in smart working: come gestire il team

Organizzare un evento mentre si lavora in smart working: come gestire il team

Il lavoro da remoto, come sappiamo, è entrato a far parte della normalità di ogni professione, compresa quella di organizzatore di eventi. Anche per organizzare un evento, molto spesso, sono molte di più le riunioni fatte a distanza rispetto a quelle in presenza, dove ci si incontrava nella stessa stanza e si passavano le ore.

Ma se questo ormai fa parte del nostro modo di lavorare, come gestire tutto al meglio? Come gestire i team da remoto e dare alle riunioni il tempo che serve senza approfittare necessariamente del fatto che le persone non devono spostarsi da un posto all’altro o per tornare a casa e quindi in teoria sono più disponibili? Come evitare l’effetto “esco da una call e rientro in un’altra subito dopo” che a lungo andare non solo stanca le persone, ma le rende meno produttive?

Le persone lavorano più di 48 ore a settimana

Tutte domande lecite a più di un anno di distanza da quando lavorare da casa o in smart working è diventata per molti l’unica condizione possibile. Come infatti rivela uno studio dell’Università di Harvard - che ha analizzato le e-mail e le riunione di 3,1 milioni di persone in 16 città del mondo - questo ci porta a lavorare ben 48,5 minuti in più al giorno

Secondo i dati di Eurofound, poi, chi lavora a distanza ha il doppio delle probabilità, rispetto a chi lavora in ufficio, di superare le 48 ore settimanali. Inoltre, chi lo fa da remoto, lavora molto di più nel tempo libero. 

Quando fissare la riunione: perché non scegliere insieme gli orari?

Va da sé che tutti questi aspetti vanno tenuti in considerazione quando si lavora in team da remoto e si programmano riunioni, perché, per fare un esempio, prevedere un incontro il lunedì mattina alle 9 potrebbe non essere la soluzione  ideale se le persone hanno lavorato tutto il weekend. Se prima era scontato che ciò non avvenisse - tranne, ovviamente, nelle settimane che precedono l’evento - o che, se si lavorava nel weekend, si trovava comunque il tempo per svagarsi, dobbiamo ammettere che la riduzione delle occasioni di socialità e tempo libero sulle persone genera molto stress

Ecco perché magari sarebbe meglio fissare un incontro il lunedì, ma in tarda mattinata o nel pomeriggio. O ancora l’ideale sarebbe capire con il vostro team qual è il momento migliore. Certo, potrà succedere che non troviate la quadra perché gli impegni sono i più svariati, ma riteniamo che dopo un anno di lavoro da remoto, uno sforzo vada fatto. Specie se i vostri team sono composti da non più di 5 persone. Chiedere a chi ne fa parte qual è il momento adatto, capire come gestisce la vita familiare - se deve accompagnare i figli a scuola o meno - e i suoi bioritmi può aiutare a trovare un orario che vada più o meno bene per tutti. E poi c’è un altro aspetto da non tralasciare: domandare alle persone cosa ne pensano e aiutarle a gestire al meglio la loro quotidianità ha un grande valore e ricade sulla produttività. Chi si sente considerato, chi sente empatia nei propri confronti, mostra riconoscenza e attaccamento al lavoro. Provare per credere. 

Evitare gli sprechi di tempo: dal plank meeting al fissare obiettivi e punti della riunione

Altro fattore da considerare è il tempo. Se già le riunioni dal vivo che duravano delle ore stancavano enormemente, è ancor peggio da remoto. Tant’è che molte aziende stanno puntando addirittura sul cosiddetto plank meeting: riunioni che vengono fatte mentre si sta nella posizione del plank, che in inglese significa "tavola" e indica la posizione che si assume per rafforzare tutto il corpo, in posizione orizzontale prona reggendosi sugli avambracci. Una modalità che si utilizza sia in presenza che da remoto con un solo obiettivo: visto che in questa posizione statica si può avere una resistenza di una manciata di minuti, bisogna dirsi le cose in modo veloce senza perdere tempo. 

Certo, i plank meeting come gli stand up meeting - le riunioni in piedi - possono essere delle soluzioni non adatte ai meeting planner, ma prendiamo il buono che viene da queste iniziative. Cosa? Il fatto di non sprecare tempo: spesso si sta in riunione più del necessario perché si pensa “Ma sì, non ho altro da fare” oppure “Devo risolvere tutto adesso perché poi ho un’altra call” o ancora “Almeno questo è un momento di socialità”. Tutte considerazioni errate che portano a consumare le persone oltre che a perdere in produttività. 

Uno studio della scuola di management di Anversa ha calcolato che in Belgio ogni azienda perde 2.500 euro all’anno per ogni dipendente a causa delle riunioni inutili. E guardando al totale sarebbe qualcosa come 10,3 miliardi di euro. Non poco. 

Ecco che per far sì che tutto funzioni al meglio è necessario avere sempre una persona che guida la riunione, di solito chi l’ha indetta, ma non per forza, e fissare prima dell’appuntamento l’elenco degli argomenti e l’obiettivo. Potrete inviarli via mail o scriverlo direttamente nel calendario quando fissate l’incontro. 

Bisognerebbe poi stabilire non solo la durata e cercare di non “sforare” (anzi se si finisce qualche minuto prima ancora meglio), ma anche prevedere di condividere successivamente quanto si è detto in una breve mail scritta con elenchi puntati e ruoli. Dire chi fa cosa è fondamentale e trasforma la riunione in modalità subito operativa. 

E cosa succede se il tempo è scaduto non si è raggiunto l’obiettivo prefissato? Come spiegano Marina Capizzi e Tiziano Capelli nel libro “Non morire di riunioni” (Franco Angeli) chi l’ha organizzato interrompe tutto e fa sapere successivamente se sarà necessaria un’altra riunione a breve o se si può iniziare con il fare quanto detto. 

L’importanza degli orari

Qualche altro consiglio sugli orari da evitare. Non fate riunioni all’ora di pranzo a meno che non siano brevissime perché quello è un momento sacro e non andrebbe mai “compresso” o addirittura “saltato”. Inoltre, essendo i lavoratori a casa, considerate che dovranno preparare il pranzo perché difficilmente usciranno a mangiare. Fare una riunione a cavallo del pranzo potrebbe esasperarli ulteriormente perché non hanno né il tempo di cucinare né soprattutto di mangiare. Bisogna evitare anche il dopo pranzo. Questo perché, stando a quello che dicono le neuroscienze, si tratta di momenti in cui abbiamo più bisogno di dare spazio al nostro sistema parasimpatico che permette di favorire la digestione e di recuperare le energie. 

Meglio anche evitare di organizzare le riunioni dopo le cinque del pomeriggio: la stanchezza della giornata può portare le persone a prendere decisioni in modo automatico anziché riflettere a lungo e ponderare le situazioni. Utilizzando cioè solo il sistema 1 del nostro cervello anziché il 2 che porta a riflessioni più approfondite e a scelte meno istintive.

Convocare solo le persone strettamente necessarie

Altra cosa importante, che sembra scontata ma non lo è, è individuare le persone che sono strettamente necessarie alla riunione. Se per esempio si è ancora nella fase di decisione dei contenuti dell’evento, invitare chi si occuperà dell’ufficio stampa potrebbe non avere senso. In tal caso, potrebbe essere più fruttuoso fare una riunione successiva solo con il gruppo comunicazione. 

Suddividere le riunioni così come suddividere i compiti è ancora più essenziale da remoto.