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Vera Nisci: come cambia l'organizzazione degli eventi a seguito della pandemia

Vera Nisci: come cambia l'organizzazione degli eventi a seguito della pandemia

Che il settore maggiormente colpito e trasformato dalla pandemia sia stato quello legato alle fiere e agli eventi è cosa ormai metabolizzata. L’impossibilità di far incontrare le persone fisicamente, se da un lato ha causato per il settore un crollo del fatturato, dall’altro ha accelerato un processo preesistente di digitalizzazione degli eventi, riorganizzando tutte le modalità di organizzazione e fruizione.

E, anche se, con la vaccinazione di buona parte della popolazione si può iniziare a ripensare a un ritorno in presenza, cosa che effettivamente già si sta facendo con le dovute accortezze e con nuove misure di sicurezza, l’evento digitale è ormai diventato un format innovativo, collaudato e assunto a tutti gli effetti, in grado anche di far risparmiare alle aziende con un conseguente incremento del giro di affari e delle opportunità generate dai singoli incontri.

Abbiamo raccolto le dichiarazioni a tal proposito della dott.ssa Vera Nisci, Co-founder e Event manager presso XO Travels and Events, esperta del settore. “Occorre innanzitutto dire che la crisi dovuta all’emergenza Covid-19 ha colpito in maniera devastante il settore degli eventi e dei congressi. Abbiamo assistito a un crollo dei centri congressi, delle sedi fieristico-congressuali, degli alberghi, delle dimore storiche e delle altre tipologie di sedi per eventi come le imprese più danneggiate tra quelle della filiera del turismo oltre che tutte le agenzie di organizzazione eventi e congressi e di servizi, come ad esempio service audio e video, trasporti, interpreti e via dicendo. Lo stato di crisi ha coinvolto in maniera omogenea tutte le tipologie di sedi e tutte le aree geografiche del Paese. Le aspettative dei tempi di riapertura per il 2020/2021 sono già andate in gran parte deluse, mentre si continua a sperare in una riapertura anche se non completa per il 2022" afferma Vera Nisci, che continua: "Chi si occupa di organizzazione di eventi così come anche il pubblico a cui sono destinati hanno dovuto accettare e subito allinearsi al mutamento di regole e abitudini che la pandemia ha portato nel settore. La natura degli eventi ha subito in modo permanente una trasformazione, migrando verso il digitale. Molto spesso le aziende scelgono di ricorrere alla tecnologia per le loro attività di marketing e comunicazione”.

Sicurezza e linee guida

Le difficoltà maggiori che si incontrano oggi nell’organizzazione di eventi che innanzitutto hanno visto scendere sostanzialmente il numero di partecipanti si riscontrano nel rispetto delle linee guida e ordinanze nazionali e regionali. Un esempio concreto per quanto mi riguarda è stato l’organizzazione di un incentive con ospiti stranieri a Napoli. Innanzitutto era un evento programmato a settembre del 2020 che è stato inizialmente rinviato ad aprile 2021 ed infine confermato a settembre 2021. Immaginerete le difficoltà nel mantenere le opzioni e dare risposte sia al cliente che ai nostri fornitori, quanto poi una riduzione nel numero dei partecipanti da 40 a 15. La preoccupazione maggiore è stato accertarci che tutti i clienti fossero in possesso del green pass come richiesto dai ristoranti e hotel e organizzare l’evento con la speranza di nessun problema all’ultimo minuto oltre che verificare che tutti i nostri partner e fornitori rispettassero le linee guide” racconta Nisci.

Digitale, ibrido, distanziamento: le nuove abitudini della meeting industry

E a proposito dei cambiamenti dettati dalla pandemia nel settore degli eventi, ha proseguito: “Possiamo dire innanzitutto che abbiamo cambiato tutti il nostro stile di vita e l’approccio al domani, quindi automaticamente sono cambiati anche gli eventi, da quelli congressuali ai matrimoni. Nell’ultimo anno un elenco di vocaboli è entrato a far parte del nostro linguaggio come ad esempio senza precedenti, nuova normalità, virtuale, distanziamento sociale, fatica dello zoom, webinar, linee guida, distanziamento e ora ibrido". 

"La meeting industry - continua Nisci - ha sicuramente subito un’accelerazione digitale che ha cambiato completamente l’approccio agli eventi e ha reso tutti protagonisti di una nuova era, fatta di esperienze virtuali e ibride che cercano di preservare tutte le caratteristiche degli eventi in presenza: interazione, engagement e networking a danno purtroppo dell’aspetto emozionale ed esperienziale dato dagli eventi in presenza senza dimenticare inoltre che un evento in presenza non è detto che possa essere organizzato online. Possiamo pensare di organizzare una conferenza stampa o una convention aziendale attraverso diverse piattaforme, ma se parliamo di cene di gala per il lancio di un prodotto, sicuramente occorre pensare ad una soluzione diversa”.

Quali tecnologie, strumenti e misure si stanno diffondendo nell’organizzazione degli eventi in periodo post Covid? “L’emergenza sanitaria e le situazioni in cui tutti ci siamo ritrovati soprattutto con il lockdown ha dato un grande impulso allo sviluppo di strumenti per gli eventi digitali attraverso soprattutto la creazione di piattaforme ad hoc per i diversi tipi di evento web. Se da un lato si è perso l’approccio umano dall’altro possiamo sicuramente affermare che ci sono stati alcuni vantaggi organizzativi che hanno permesso di svolgere eventi che sarebbero stati probabilmente annullati. Il pubblico presente online sicuramente non sarebbe stato lo stesso che in presenza e avendo maggiore flessibilità consente agli organizzatori una maggiore attenzione ai contenuti. Personalmente il mio desiderio che è si riparta con gli eventi e i congressi in presenza, che si possano incontrare persone con interessi simili ai nostri, scoprire nuovi luoghi e provare esperienze memorabili e uniche tipiche degli eventi. Il nostro lavoro che sia un congresso, un incentive o un evento privato è e sarà sempre creare esperienze uniche, magari con il supporto delle nuove tecnologie. La verità è che gli eventi in presenza sono essenziali” conclude Nisci.