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Organizzatori di eventi: dal G20 alle piazze un ruolo sempre meno dietro le quinte

Organizzatori di eventi: dal G20 alle piazze un ruolo sempre meno dietro le quinte

Cambiano gli eventi - con accelerazione digitale, norme anti-contagio, restrizioni a viaggiare ad accompagnarci verso la “nuova normalità” - ma non solo. Anche il ruolo di chi li organizza sta cambiando e diventanto un po' più "familiare", così come quello di altri addetti ai lavoro che di solito non si vedono, come per esempio chi lavora nel backstage di un concerto. 

Paradossalmente infatti, la completa impossibilità a incontrarsi per mesi - nelle feste private così come per lavoro, a teatro o a un concerto - ha fatto sì che anche chi ha sempre partecipato “distrattamente” a un evento business si sia trovato prima o poi a riflettere sulla sua mancanza, sulle opportunità perse e su come gli eventi in presenza fossero un aspetto determinante della vita sociale di ognuno. 

Nei ultimi mesi inoltre, il settore degli meeting industry ha attirato su di sé l’attenzione sul lavoro di chi “sta dietro” all’organizzazione degli eventi, nel momento in cui forse per la prima volta il ruolo degli event planner è stato un po’ più chiaro anche per l’opinione pubblica. Questo anche grazie a diverse iniziative, come per esempio la campagna di sensibilizzazione lanciata lo scorso giugno dalle associazioni di #Italialive dal titolo “I numeri contano. Soprattutto quando non ci sono più”, che puntava a  valorizzare appunto un’industria che “non si vede”, ma che realizza tutto ciò che viviamo ogni giorno come comunità. Ricordandolo anche con i numeri, nel prepandemia almeno un milione i piccoli e grandi eventi prodotti ogni anno, 56,4 miliardi il fatturato di tutto l’indotto con un impatto diretto sul PIL di 36,2 miliardi di Euro, 570 mila addetti. 

Eventi inclusivi per diversi target

Un esempio di come le azioni di comunicazione hanno contribuito anche a comunicare il cambiamento è stato l’evento celebrativo che BeTools ha organizzato a settembre 2021 in occasione dei 130 anni del quotidiano La Nuova Sardegna, per cui è stato scelto un luogo fisico come la piazza e una modalità, quella phygital, all’insegna dell’inclusione.

"La pandemia ha sconvolto i modelli socio-economici su cui il sistema mondiale aveva basato il suo vivere quotidiano e con l’attuale crisi dei quotidiani e dell’editoria risultava ancora più importante lavorare a un obiettivo unico e condiviso: un evento che accompagnasse la lettura del cambiamento, con autorevolezza. Per questo motivo le parole chiave che hanno guidato l’intera pianificazione e le azioni di comunicazione dell’evento sono state “giovani, coraggio, sogno, conoscenza, energia, futuro, declinate a loro volta in 5 topics principali: energia, infrastrutture e trasporti, innovazione, cultura e comunicazione" ha spiegato Barbara Argiolas, CEO di BeTools.

L’evento ha portato gli organizzatori a prendere in considerazione il punto di vista di ogni singolo partecipante, inteso come spettatore, speaker e ospite, che fosse in presenza o in remoto valorizzando adeguatamente i livelli di interazione, relazione e networking relativi ad ogni categoria di pubblico. “L’evento e la modalità phygital ci ha spinto a comprendere una nuova forma di “one-to-many”, ovvero come da uno stesso punto di trasmissione (il palco fisico) si possa poi diramare una comunicazione efficace ed inclusiva su canali differenti (ma affini) che tradizionalmente usano linguaggi diversi.

Sin da subito BeTools ha optato per un evento phygital, in un luogo – la piazza - aperto e capace di superare le barriere psicologiche delle regole Covid. E oltre all’obiettivo principale del giornale di consolidare il rapporto con i lettori, si puntava a creare engagement, soprattutto nelle nuove generazioni. «Abbiamo applicato una strategia all-inclusive con l’obiettivo di coinvolgere quanto più pubblico differenziato possibile: ognuno, nel proprio ambito, doveva sentirsi totalmente incluso e capace di interagire all’interno dell’evento.

La campagna innovativa The Unposted Side of G20 su Facebook e Instagram

Il G20 è ormai alle porte - si terrà il 30 e 31 ottobre 2021 a Roma - e sta già facendo parlare di sè come uno dei ritorni in presenza più attesi dell’anno, oltre che naturalmente per l'importanza del summit e dei suoi temi, “People, Planet, Prosperity”. 

A occuparsi della progettazione, organizzazione, dell’allestimento e della gestione del vertice 16esimo Vertice G20 è l’ATI costituita da Triumph Group International, Ega Worldwide congresses & events e Studio 80 Group. Nei mesi precedenti all'evento le tre società hanno deciso di lanciare una campagna di comunicazione con un obiettivo preciso: avvicinare le persone a un evento di grande portata come il G20 dal punto di vista degli organizzatori per fare conoscere meglio questo ruolo e il "dietro alle quinte".

 

The Unposted Side of G20 è stata concepita come una campagna innovativa nelle modalità e nei contenuti, che le tre società Triumph Group International, Ega Worldwide congresses & events e Studio 80 Group hanno lanciato in contemporanea sui rispettivi canali. La campagna è stata sviluppata sotto forma di carousel e ha preso posto sui social più narrativi e informali, Instagram e Facebook, proprio ad evidenziare il tono e l'obiettivo di questa scelta comunicativa.

Il formato del carousel ha trasformato aneddoti in brevi racconti visivi e scorrevoli, sia dal punto di vista contenutistico, sia creando materialmente una lettura a tappe, che incuriosisce l'utente e lo trattiene più volentieri sul channel. "Essere un'agenzia di eventi sulle piattaforme di networking non è sempre facile: a volte vesti i panni dei tuoi progetti, altre dei tuoi clienti, ma devi sempre rimanere te stesso, sapere a chi stai parlando, e non dire il già detto” ha spiegato Antonella Nalli, Communication & Press Office Executive. "Gli utenti partecipano agli eventi istituzionali, come il G20, solo tramite il racconto ufficiale di stampa e TV. Noi invece, abbiamo voluto mostrare ciò che non si vede e "umanizzare" l’evento istituzionale per eccellenza. Così è nato The Unposted Side of G20, una raccolta di aneddoti, curiosità e "fun facts" visti e raccontati dagli occhi dell'organizzatore".

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