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Corporate retreat ibrido: una soluzione (ancora) efficace?

Corporate retreat ibrido: una soluzione (ancora) efficace?

In due anni di pandemia molte aziende italiane hanno sperimentato, alcune per la prima volta, lo smart working e modalità virtuali di interazione tra i dipendenti. Molto eventi aziendali sono stati svolti in digitale a causa della emergenza sanitaria affrontando non solo la sfida della tecnologia, ma soprattutto quella dell'engagement dei partecipanti. Ma dopo il ritorno agli eventi in presenza, ha ancora senso parlare di eventi aziendali da remoto e in particolare di retreat aziendale ibrido? 

Se infatti migliorare i rapporti tra i dipendenti, aumentare l’employee retention, gratificare e incentivare i lavoratori sono tra gli obiettivi principali di un ritiro aziendale, come si possono raggiungere se parte dei partecipanti non è fisicamente presente? 

Perché organizzare un corporate retreat ibrido

La flessibilità del lavoro è diventata un’esigenza per molti lavoratori che hanno sperimentato lo smart working durante la pandemia, spesso per la prima volta. Secondo la EY 2022 Work Reimagined Survey che Ernst & Young ha svolto su un campione di 1.500 responsabili aziendali e oltre 17mila dipendenti in 22 Paesi,  l’80% dei dipendenti vuole lavorare da casa almeno per 2 giorni la settimana e solo il 20% è completamente contro il lavoro da remoto totale. 

Anche da questi dati è evidente come per molti dipendenti continuare a svolgere il lavoro da remoto sia un’esigenza. E molte sono infatti sono le imprese che anche dopo la pandemia continuano a proporre lo smart working, soprattutto parziale, probabilmente perlopiù per rispondere al bisogno di flessibilità dei dipendenti che per una loro reale necessità. Sempre secondo la ricerca di EY, solo il 22% dei datori di lavoro pensa infatti di fare tornare tutti i dipendenti in presenza per tutti e cinque i giorni della settimana. 

A essere cambiate sono dunque le priorità dei lavoratori, come spiega Liz Fealy, EY Global People Advisory Services Deputy Leader and Workforce Advisory Leader dicendo che: “I dipendenti di tutto il mondo si sentono autorizzati a lasciare il lavoro se le loro aspettative non vengono soddisfatte”. 

Dal punto di vista del meeting planner, questo significa andare incontro alle esigenze dei dipendenti anche quando si tratta di organizzare gli eventi aziendaliE se nello specifico del corporate retreat l’obiettivo primario è quello di consolidare il rapporto tra azienda e dipendenti, anche chi chiede flessibilità potrebbe essere accontentato in questo senso. 

Un corporate retreat ibrido risponde alle esigenze di flessibilità dei lavoratori. Inoltre, facilita la partecipazione di coloro che per diversi motivi potrebbero non partecipare e, soprattutto nel caso di aziende multinazionali, permette il coinvolgimento di sedi diverse. 

Il tutto, secondo modalità ormai familiari ai dipendenti, che spesso hanno già sperimentato la partecipazione a un evento digitale in questi anni e in alcuni casi potrebbero appunto preferirla.

Naturalmente l’esperienza di un retreat in presenza, magari che includa il soggiorno in una bella location e in una destinazione inedita, è imparagonabile, e il format ibrido, soprattutto in base al tipo di obiettivi, non sempre sarebbe efficace. Resta comunque una possibilità, da non scartare a priori, ma che deve essere sfruttata al meglio

Leggi anche: Eventi ibridi per puntare su internazionale, contenuti e personalizzazione

Contenuti e networking: gli obiettivi di un corporate retreat ibrido 

Cosa rende particolare un ritiro aziendale? A differenza di altri tipi di eventi aziendali, il corporate retreat è un evento, di uno o più giorni, che può essere organizzato presso la sede aziendale oppure in una location diversa. Gli obiettivi di un retreat possono essere diversi: si ha l’occasione di concentrarsi su alcuni temi aziendali, per esempio con sessioni di lavoro che puntano a individuare problematiche e a trovare soluzioni, di produrre nuove idee, di migliorare il dialogo tra persone con incarichi diversi e tra colleghi, di confrontarsi con gli altri e così via.

Tutto questo vale sia nel caso di un retreat in persona che in formula ibrida, ma ancor più per i partecipanti da remoto la qualità dei contenuti e del networking sono le priorità. Come accade per altri format ibridi, la sfida degli organizzatori è quella di creare un buon livello di interazione dal punto di vista dei contenuti e del networking tra i partecipanti dal vivo e l’audience da remoto. 

Anche nel caso di un corporate retreat in modalità ibrida, non si tratta infatti semplicemente di trasmettere le sessioni di lavoro in streaming oppure on-demand. Tutto l’evento deve essere orchestrato per raggiungere lo stesso livello di engagement da parte delle due audience.Questo significa per esempio prevedere esperienze tecnologiche immersive, fare in modo che chi è sul palco fisico abbia la percezione di rivolgersi a audience diverse, cercando il coinvolgimento di entrambe, prevedendo momenti di condivisione, attività interattive, breakout rooms, e così via. 

Attenzione a programma, interazioni e feedback

Il successo di un corporate retreat in modalità ibrida dipende anche da piccoli accorgimenti. Se l’audience da remoto deve essere coinvolta, meglio evitare "tempi morti” necessari invece all’evento in presenza. Per esempio non è necessario che il programma da remoto debba per forza coincidere con quello in presenza, a partire dalla gestione del tempo dei partecipanti. Un esempio quasi banale, ma non davvero, è quello dell’orario di inizio dell’evento, che da remoto potrà essere ritardato di qualche minuto, così che chi è davanti al computer non senta di perdere tempo guardando la sala che si riempie di partecipanti. 

Questo e altri accorgimenti vanno nella direzione di ottenere la cosa più importante, ovvero che l’audience in digitale non si senta passiva: i partecipanti davanti al computer non devono percepirsi come meri spettatori di un evento che sta avvenendo da un’altra parte. Il rischio sarebbe infatti quello di non centrare gli obiettivi dell’evento e anzi vanificare gli sforzi, non ultimi economici, di un format ibrido.

Ecco perché anche per i feedback dei partecipanti, dal vivo e da remoto, potrebbero prevedere questionari diversi, da tenere come sempre in massima considerazione.