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Cosa si aspettano gli event planner: ecco trend e scenario dei prossimi mesi

Cosa si aspettano gli event planner: ecco trend e scenario dei prossimi mesi

Il 2022 si sta dimostrando un anno piuttosto peculiare per la meeting industry. Il ritorno degli eventi in presenza e più in generale la fine delle restrizioni imposte a causa della pandemia hanno scatenato una pianificazione serrata di eventi che si susseguono anche in periodi dell’anno tradizionalmente fermi per il settore, soprattutto per quel che riguarda alcune tipologie di eventi, come per esempio il corporate, ma non solo.

E questo non è che uno degli aspetti che caratterizzano l’organizzazione di eventi in questo periodo. Cosa accadrà nel mondo degli eventi nei prossimi mesi? Quali sono le aspettative degli event planner e gli eventuali timori? Cerchiamo di capirne di più, anche con l’aiuto di alcuni dati.

Più eventi e più ottimismo nel 2022

Secondo la  Northstar/Cvent Meetings Industry PULSE Survey, che nel mese di giugno 2022 ha intervistato oltre 450 event planner, il 70% degli organizzatori ha già programmato almeno un evento nei prossimi 4 mesi, mentre continua nella pianificazione di altri. 

Dai dati della survey emerge anche che il 92% degli eventi programmati nei prossimi mesi saranno nuovi: non si tratta cioè della riprogrammazione di eventi sospesi durante la pandemia, come invece accadeva con percentuali più alte nei mesi precedenti. La percentuale di eventi riprogrammati,  solo l’8%, è infatti la più bassa registrata dalla survey che periodicamente indaga il settore. 

Anche le aspettative dei planner sono cambiate rispetto a sei mesi fa e sono più ottimistiche per il prossimo futuro. Il 51% degli organizzatori dichiara che il Covid non sta avendo nessun impatto sulla programmazione degli eventi dei prossimi mesi e il 35% si aspetta di organizzare un maggior numero di eventi nei prossimi anni. 

Budget e disponibilità delle location nel breve periodo: le difficoltà dei planner 

Nel contesto di una visione decisamente ottimistica, quali sono le difficoltà che spaventano i planner? Secondo la survey di Northstar e Cvent Meetings sono due i temi più importanti sui quali si stanno confrontando i meeting planner a livello globale.

Il primo è la disponibilità delle location: il 50% dei meeting planner ammette di avere difficoltà a trovare disponibilità di date e sedi per eventi da programmare nel breve periodo, anche quando si tratta di fornitori già conosciuti. Si tratta di una effetto prevedibile in considerazione di una programmazione degli eventi che nel 2022, come testimoniano la maggior parte degli organizzatori, impone ritmi diversi. La tendenza è quella di richiedere eventi non solo in numero maggiore, ma sempre più "sotto data", quindi con tempi di realizzazione ridotti, il che porta anche le location ad avere difficoltà, in alcuni casi, a gestire le domande in maniera adeguata, così come si dichiarano in overbooking le imprese del catering

E i planner sono anche preoccupati dell’aumento dei costi: il 79% dichiara che il rincaro dei prezzi impatta sui loro eventi, tendendo il contenimento dei budget una priorità. Per questa situazione, il 26% dei rispondenti ha ammesso di prevedere un numero inferiore di eventi e il 28% riporta che problemi di budget hanno causato la cancellazione o il posticipo di un evento. 

Il boom degli eventi in presenza

Anche per quanto riguarda il format degli eventi, che la situazione nel 2022 sia completamente cambiata rispetto al periodo della pandemia è evidente. Per capirlo meglio, basti considerare che oggi quasi il 45% dei planner dichiara di non avere in programma eventi online per i prossimi mesi (nel settembre del 2020 il 90% degli eventi programmati era in modalità online). Solo poco più del 15% organizzerà invece più della metà degli eventi in formato digitale e meno del 5% ha in programma solo eventi virtuali. 

Un trend, quello del ritorno massiccio degli eventi in presenza, che viene confermato dalla maggior parte degli organizzatori che, senza rinunciare del tutto all’aspetto digitale, per esempio con gli eventi ibridi, registrano una richiesta sempre maggiore di eventi live anche in Italia.

E vanno in questa direzione anche i dati dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi-OICE, la ricerca promossa dall'associazione della meeting industry italiana Federcongressi&eventi e realizzata dall’Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore – ASERI che monitora annualmente l’andamento del comparto.

Per quanto riguarda il 2021, l'OICE ha registrato un aumento degli eventi (in presenza o ibridi) organizzati in Italia pari al 23,7% rispetto al 2020 e come ha sottolineato Gabriella Gentile, presidente diFedercongressi&eventi: “Il mercato chiede eventi, e li vuole in presenza. Il virtuale è stato una risorsa importante durante la pandemia e continuerà a rappresentare una modalità possibile anche in futuro, ma il valore degli incontri di persona è sicuramente uscito rafforzato dallo stop imposto dal Covid. E il ruolo economico, culturale e sociale degli eventi e dei congressi è sempre più riconosciuto anche dalle Istituzioni, con le quali stiamo dialogando per dare il nostro contributo alla crescita del comparto”.