-
di Alessandra Boiardi
- 09.11.2022
Gli eventi ibridi e virtuali si sono fatti strada negli ultimi anni tanto che l’elemento digital è ormai protagonista anche nella meeting industry.
Non si tratta più di paragonare benefici e difetti dei diversi format degli eventi - live, ibrido e digitale -, ma piuttosto di comprendere come il digitale si sia ormai integrato negli eventi per raggiungere i diversi obiettivi di ingaggio, informazione, formazione, intrattenimento e così via.
L’onlife degli eventi
L’obiettivo degli eventi, nei loro format più evoluti, è quello di andare oltre i limiti geografici e temporali per offrire esperienze molto simili a quelle “onlife” che le persone sperimentano sempre di più nella vita di tutti i giorni. Non serve essere necessariamente Millennials o Gen Z per accorgersi di come le nuove abitudini portano tutti a vivere in una dimensione in cui online e offline si intersecano costantemente, dal modo in cui si fanno gli acquisti (il cosiddetto customer journey) a come si cercano informazioni e contenuti.
Tutto questo, nel mondo degli eventi, significa approdare a un nuovo livello, in cui non solo il “durante, ma anche il “prima” e il “dopo” prendono sempre più importanza. In sintesi, se l’incontro resta “il momento clou”, è la community ad animare online la discussione, con scambio di informazioni e confronti costanti e con la possibilità di accedere, per esempio, ai contenuti stessi dell’evento che magari non sia ha avuto modo di seguire o a nuovi aggiornamenti, webinar, momenti di approfondimento così come percorsi di avvicinamento all’evento stesso. E tutto questo, vale anche per gli speaker, per cui si moltiplicano le possibilità di intervento, così come per gli sponsor e così via.
Personalizzazione e tecnologia in evoluzione
Con la creazione di un “discussione” in modalità sempre “on” tra partecipanti, community ed evento, sono anche le piattaforme virtuali a essere sempre più performanti e smart soprattutto in un’ottica di personalizzazione. Da una raccolta ed elaborazione dati sempre più raffinata si va nella direzione di proposte tailor-made per ogni partecipante: dagli aspetti più semplici come quelli che sperimentiamo per esempio sulle piattaforme di streaming con il “vedi anche”, a quelle più complesse.
La parola d’ordine resta comunque “interattività”, che per esempio grazie all’Intelligenza Artificiale permette di utilizzare chatbot sofisticati per fornire informazioni precise onsite così come online, ma gioca la sua partita più significativa non solo nella possibilità di produrre contenuti customizzati, ma anche di creare diversi livelli di servizi, come quelli creati sulla base di diverse offerte commerciali, ma non solo.
Ma come si è evoluto l’elemento digital? "Inizialmente gli eventi ibridi sono stati la soluzione alla situazione di emergenza pandemica, ma oggi è chiaro che sono la tipologia di evento che risponde al meglio alle nuove esigenze della società. Questo ha portato all’attenzione la necessità di evolvere gli eventi sia in termini di contenuti che di qualità organizzativa" afferma Roberto Gabrielli, Responsabile delle sviluppo di M&P Informatica.
L’ingaggio resta una sfida importante
Una delle preoccupazioni più diffuse nella scelta del digitale resta l’ingaggio e il coinvolgimento dei partecipanti, un compito particolarmente sfidante negli eventi ibridi nonché complesso, nel dover gestire e soprattutto fare interagire due audience, quella in presenza e quella da remoto, con alcune esigenze molto diverse.
"Per quanto riguarda i contenuti oggi il coinvolgimento dell’audience avviene anche grazie a stand virtuali e sessioni di networking e svago tra i partecipanti con interessi simili. Ma per quanto sia importante creare contenuti che coinvolgano in ugual misura il pubblico in presenza e quello online, è soprattutto fondamentale usare tecnologie all’avanguardia e tecnici ben preparati perché da questo può dipendere se un evento ibrido si rivelerà un successo o un disastro" continua Gabrielli.
E saranno moltissimi i settori che continueranno a usare questo format: "Pensiamo ad esempio ai congressi medico-scientifici, ci saranno circostanze in cui un medico potrà assentarsi i giorni necessari per essere fisicamente presente all’evento e casi in cui, avendo l’agenda piena, non potrà farlo. Grazie agli eventi ibridi, direttamente dal suo ospedale, può collegarsi sulla piattaforma e illustrare il suo caso alla platea" conclude Gabrielli.
Tra il ludico e il virtuale
L'edizione 2021 del Congresso Internazionale di Radiologia Pediatrica (IPR) realizzata in forma ibrida a Roma e online ha proposto un format particolarmente interattivo con l’obiettivo di favorire la condivisione delle conoscenze sui contenuti scientifici del congresso, che ha coinvolto 350 delegati in presenza e 650 da remoto.
L’idea è stata quella di una competizione scientifica rivolta a entrambi i pubblici, in pratica un quiz sugli studi e le scoperte scientifiche più importanti e aggiornate e con alcune domande culturali sulla città ospitante rivolte sia alle squadre in competizione che al pubblico in plenaria e online. Altra attività ludica spirata al gaming è stata anche quello dei Virtual Game SIRyoung, Società Italiana di Reumatologia (SIR), anche in questo caso uno smart quiz show che ha coinvolto tutti i partecipanti suddivisi in team.
Entrambi gli eventi erano a firma di AIM Group International. "Negli ultimi due anni abbiamo scoperto nuovi modi per comunicare contenuti scientifici e facilitare la collaborazione tra i delegati. Nonostante il distanziamento sociale e la partecipazione a distanza, abbiamo imparato a non aver paura di proporre nuove, insolite attività, prendendo ispirazione con creatività da altri settori come il gaming, i programmi TV o i social" spiega Rosangela Quieti, Managing Director Congress Dept. AIM Italy.
E oggi? "Sicuramente, se parliamo di attività più creative, ci sono settori più propensi come il corporate, e altri, come quello dei congressi medico-scientifici, a cui non è sempre semplice proporle, prima di tutto per via delle compliance molto rigide. Ma si tratta comunque di formule che nel virtuale come nell’ibrido hanno già dimostrato la loro efficacia sotto diversi punti di vista. Puntare sul senso di competizione, che è un po’ innato in tutti, aumenta infatti la motivazione e l’engagement"
Funziona in presenza come da remoto, perché le persone si sentono realmente coinvolte, si creano emozioni e si aumenta il livello di partecipazione.
"Anche i moderatori fanno la differenza, devono essere capaci e preparati, pronti a gestire un’attività coinvolgendo il pubblico onsite e quello da remoto, magari suddivisi in squadre miste. È tutt’altro che un’attività semplice, ma può dare ottimi risultati e diventare per questo molto appagante" continua Rosangela Quieti.
Test superato per gli eventi ibridi internazionali
Il 2022 è stato anche un anno di “test” per gli eventi ibridi. Dopo che la pandemia aveva infatti obbligato a format fully virtual, soprattutto per gli eventi internazionali, si trattava prima di tutto di comprendere se questi format potessero continuare a essere attrattivi anche quando di fatto si è potuto tornare a viaggiare.
"Abbiamo visto come, per esempio nel caso di un recente congresso internazionale organizzato ad Atene in formato ibrido, moltissime iscrizioni sono arrivate da Paesi che non avevamo mai partecipato in presenza, come India, Yemen e altri, per un totale di 2mila persone in presenza e altrettante da remoto. L’ibrido resta per gli eventi internazionali una soluzione che suscita molto interesse, da declinare ogni volta a seconda delle esigenze, dallo streaming di tutte le sessioni alla modalità online per momenti di avvicinamento o follow up e così via. L’impressione è che funzioneranno ancora, soprattutto su tematiche di nicchia e in particolare per le società scientifiche, anche con l’obiettivo di allargare le loro community, aumentare il numero degli associati e fare campagne di recruiting" conclude Quieti.
Dalla spettacolarizzazione all’importanza dei dati
L’evoluzione degli eventi digitali ha portato a soluzioni tecnologiche sofisticate di spettacolarizzazione come esperienze immersive, proiezioni su larga scala, ologrammi, display interattivi, realtà virtuale e aumentata. Sono questi gli effetti speciali che i partecipanti si aspettano quando vogliono sentirsi coinvolti, anche a livello fisico, in un evento. Si tratta di un bagaglio tecnico e tecnologico di grande valore e soprattutto quanto mai attuale, dal forte potere persuasivo.
Accanto alla spettacolarizzazione, la discussione è ancora attuale sugli obiettivi comunicativi e formativi degli eventi virtuali.
Da questo punto di vista, un interessante case study è quello del 19esimo ISGE World Congress, appuntamento di punta nell’ambito della ginecologia endocrinologica, e una delle sfide più impegnative tra gli eventi convertiti in virtuale durante la pandemia. A organizzarlo è stato il PCO e Provider Ecm BT Congress, utilizzando una piattaforma realizzata ad hoc con la scelta di puntare tutto sui contenuti. La dimensione internazionale del congresso, con partecipanti letteralmente da ogni angolo del mondo, ha infatti fatto optare BT Congress per contenuti on-demand, che si distinguessero per facilità di fruizione, personalizzazione dell’esperienza e qualità. La scelta, ancora vincente, è stata quella di puntare sulla customer experience. “Per la buona riuscita di un evento virtuale abbiamo capito come sia fondamentale poter contare su un algoritmo in grado di studiare i comportamenti degli utenti per proporre loro la migliore esperienza, in termini di suggerimenti di contenuti e di proposte» ha spiegato David Genazzani, CMO – Chief Marketing Officer di BT Congress.
“Come BT Technology abbiamo messo a punto una piattaforma di virtual congress che potesse rispondere a determinate esigenze: dovevamo garantire a tutti la fruizione ottimale dei contenuti, in qualsiasi parte del mondo e per qualsiasi fuso orario".
Nel caso di ISGE ogni mattina alle ore 8, fuso orario di Greenwich, venivano resi disponibili online i contenuti della giornata, così per i quattro giorni del congresso. I contenuti erano tutti on-demand: sessioni di comunicazioni orali, poster e area espositiva, letture plenarie, i meet the expert ei simposi ufficiali.
"Non ci siamo sbagliati. Ancora oggi è chiaro come, grazie alla possibilità di tracciare i comportamenti degli utenti in ogni loro azione sulla piattaforma, abbiamo raccolto dati sorprendenti, che ci hanno permesso di capire le preferenze scoprendo per esempio quali letture avevano ottenuto numeri altissimi di visite, tra cui alcune in maniera inaspettata, grazie al passaparola tra gli utenti, supportato dall’algoritmo della nostra piattaforma" ha concluso Genazzani.
Questo articolo è tratto dal numero di ottobre 2022 della rivista Meeting e Congressi. Vuoi leggere tutti gli articoli? Vai all'edizione digitale del numero.