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di Alessandra Boiardi
- 10.01.2023
Gli eventi aziendali sono tornati con l’obiettivo di fare incontrare di nuovo le persone nei format live e connettere le persone anche grazie alla tecnologia. La frenesia che ha caratterizzato il 2022 traghetta il mondo corporate in una dimensione dove la creatività non si risparmia, tra light show, format ispirati ai programmi televisivi così come festival musicali e spettacolarizzazione, senza dimenticare il concetto di esperienza esclusiva.
Secondo una recente ricerca di etc. venues, il network che riunisce una quindicina di location per eventi tra la Gran Bretagna e New York, il 53,5% dei meeting planner ha rilevato un miglioramento del business nelle loro organizzazioni da quando hanno ricominicato a organizzare meeting dal vivo.
Ma come sono cambiati meeting e convention aziendali e come si organizza un evento corporate di successo nel 2023?
Dal live ai grandi eventi
"Crediamo che la relazione umana sia insostituibile e che sia parte integrante degli obiettivi di qualsiasi evento. Pertanto, siamo convinti che la strada della live communication sia tuttora la più proficua da percorrere". Sono queste parole di Luca Corsi, Event Manager di Vorwerk Italia, la premessa di uno dei più grandi eventi organizzati nell’immediato post-pandemia, “Un passo verso il futuro”, che Vorwerk Folletto ha ideato con Accent Communication nei padiglioni di Fiera Roma ad aprile 2022. L’occasione era il lancio del nuovo sistema Folletto senza filo, ma a colpire sono state soprattutto le dimensioni imponenti dell’evento, che non solo ha occupato 4 padiglioni del quartiere fieristico romano, ma ha visto, tra l’altro, l’allestimento di un monumentale palco di 90 metri lineari di lunghezza con megascreen per 800 metri quadrati complessivi, davanti a un pubblico di 3.850 agenti Folletto.
"L’obiettivo era lanciare il primo sistema di pulizia Folletto senza filo, ovvero il nuovo Folletto VK7s. E per questa occasione, che ha rappresentato per la gamma prodotti dell’azienda una rivoluzione epocale, dopo 80 anni di leadership nel mercato delle scope elettriche, volevamo coinvolgere tutta la forza vendita contemporaneamente, cioè oltre tremila persone, caso unico nella storia degli eventi corporate Folletto" spiega Luca Corsi.
Coinvolgere la forza vendita, creare spirito di gruppo, stimolare condivisione e senso di appartenenza ai colori aziendali sono gli obiettivi di tutti gli eventi targati Vorwerk. «In una parola, vogliamo favorire la motivazione delle nostre persone. Siamo sempre stati dei grandi fautori della relazione umana, quindi dell’incontro live, vis-à-vis, declinato naturalmente a seconda del messaggio che vogliamo trasferire alle nostre persone. Chiaramente, anche durante i lockdown non potevano interrompere del tutto il rapporto di vicinanza dell’azienda alle sue persone, pertanto abbiamo adeguato i nostri eventi alle norme vigenti, sperimentando soluzioni ibride o digitali. Ma appena abbiamo potuto siamo tornati all’ambiente reale» conclude Corsi.
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Dal vivo e digitali: parola d'ordine intrattenere
La ricerca di linguaggi efficaci per ristabilire il contatto tra l’azienda e le sue persone ha portato l’agenzia Univers a organizzare un importante evento per la sede italiana della multinazionale di servizi per le imprese Edenred, cercando ispirazione nei grandi festival musicali internazionali come Coachella, Tomorrowland, Primavera Sound, Rock in Rio, Lollapalooza, Glastonbury e via dicendo.
Dopo oltre due anni di eventi digitali, l’appuntamento annuale di Edenred Italia con i suoi dipendenti doveva infatti tornare in presenza attraverso un grande evento. Da lì è stato ideato l’E-Day 2022, organizzato a luglio negli spazi del MiCo di Milano, che per un giorno sono stati trasformati in un multi-stage. L’evento, che ha tra l’altro ricevuto il primo premio del BEA Italia per la categoria Convention, aveva come claim “The Festival – It’s time to get together”.
"Si dice che "dove le parole non arrivano, la musica parla" e questo è stato il nostro punto di partenza per l'E-Day di Edenred Italia che tornava live dopo due anni di convention a distanza a causa della pandemia. Volevamo riportare l'azienda a parlare con tutti i suoi dipendenti attraverso il linguaggio più universale e inclusivo che si conosca: la musica. Contemporaneamente, volevamo che questo appuntamento si trasformasse in una festa e che veicolasse la voglia delle persone di tornare a "viversi" in presenza. Dalla combinazione di questi due presupposti, è nata l'idea di un festival musicale internazionale, un format dirompente fatto di musica, performance, moda, danza e divertimento" spiega Valentina Mosè, Communication Manager di Univers.
L’evento ha anche fatto tesoro di un bagaglio digitale che in questo caso è stato messo a servizio dell’innovazione per quanto riguarda il format live.
"Il digitale è oggi sempre integrato in ogni evento con soluzioni innovative e ad alto tasso di engagement da parte dei partecipanti. In questo senso, non sarà più possibile tornare indietro. Si lavora ogni giorno a immaginare nuovi modi per far parlare gli eventi live attraverso gli strumenti digitali e, altro obiettivo fondamentale, renderli il più sostenibili possibile. Questi due aspetti, a ben guardare, hanno anche tanti punti di coincidenza e ottimizzano risorse e risultati, per il bene del mercato ma anche del pianeta e, in una parola, di tutti noi".
Il corporate tra sostenibilità, tecnologia e innovazione
A sostenere che digitalizzazione e sostenibilità si muovono su binari paralleli è anche Samuele Lanfredini, Division Business Manager di On Time, società di soluzioni informatiche e tecnologiche per eventi.
Di fatto la pandemia ha segnato un’epoca, in cui l’esperienza del partecipante viene messa al centro come mai prima d’ora. Siamo stati obbligati a vivere gli eventi in modo full virtual e il nostro scopo è stato quello di dare un contributo per unire un mondo diviso. Ci siamo spesi per lavorare in modo mirato su questo, trasmettendo il messaggio di quanto sia importante la qualità del contenuto.
Tutto ciò ha portato a tante novità concrete: «Abbiamo decodificato il cambiamento da diversi punti di vista, per esempio proponendo accrediti paperless per avere un’innovazione sostenibile, così come integrazioni avanzate con Cms e sincronizzazione dati in real time, ma sviluppando anche i concetti di leadership digitale e di inclusività, prodotti social per la genZ e lead generation. Come azienda, stiamo intraprendendo una direzione, sbirciando una tech company italiana, leader nel settore drive-to-store, per sviluppare soluzioni digitali volte a generare traffico, anziché nei negozi fisici, nelle location di eventi. Per chiudere con una massima che ho acquisito durante un evento: il nostro obiettivo è quello di orchestrare il futuro di questo settore, restando umani" conclude Lanfredini.
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La pianificazione degli eventi
Gli eventi aziendali hanno affollato il calendario 2022 non solo nei mesi più canonici, ma durante tutta una lunga stagione che in pratica dalla primavera in poi non si è mai interrotta. Come sarà il 2023 dal punto di vista della pianificazione?
Un anno più “classico” è anche la prospettiva indicata da Eleonora Papaleo, responsabile del Venue Consulting Service, il servizio gratuito che Ediman mette a disposizione delle aziende per la ricerca delle location per i loro eventi: "Abbiamo notato che le aziende sono tornate non solo a pianificare, ma anche a confermare le location con largo anticipo. Dopo una stagione molto caotica, c’è il desiderio anche per gli eventi più piccoli di assicurarsi gli spazi senza doversi accontentare".