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Le convention puntano su engagement, esperienza e tecnologia

Le convention puntano su engagement, esperienza e tecnologia

Bleisure, benessere e personalizzazione sono tra i temi più caldi per quanto riguarda l'organizzazione di convention aziendali, in cui anche la tecnologia gioca un ruolo fondamentale. Regina del momento è l’Intelligenza Artificiale, che oramai pervade anche il settore delle meeting industry con strumenti di ultima generazione se, come ha dichiarato il ceo e presidente di PCMA Sherrif Karamat in base a una recente survey di Convene, il 64% degli organizzatori professionali ha già a che fare con l’AI e il 59% si sta formando per utilizzarla al meglio. 

Quella tecnologica non è più però una tendenza fine a sé stessa, nel momento in cui le convention aziendali confermano la loro forza in termini di brand awareness, engagement e relazione tra le persone. In che modo?

Fidelizzazione con al centro le persone

Le convention sono sempre più nel mezzo di tutte quelle attività aziendali interconnesse in ambito sia B2C che B2B necessarie a migliorare la brand reputation, rafforzando in primis la fidelizzazione di dipendenti, management e prospect.

Sull’efficacia degli eventi da questo punto di vista torna anche il Freeman Trust Report 2023, che analizza il “potere” degli incontri live, sottolineando come il 77% delle persone ha dichiarato di provare più fiducia nei confronti di un brand dopo aver partecipato a un evento, con il 55% che ammette di provare questa sensazione anche mesi dopo. 

Il tutto appunto con l’obiettivo di fare tornare le persone le vere protagoniste, rispondendo a gusti, esigenze e aspettative, che partono dall’ascolto e portano verso una sempre maggiore personalizzazione dell’esperienza.

Su cosa puntano oggi convention aziendali efficaci? Lo abbiamo chiesto a diversi esperti del settore.

Innovazione negli eventi corporate

Tecnologia e portata comunicativa sono i due aspetti sui quali si focalizza l’attenzione delle aziende secondo Gaetano Dieni, Director of Marketing & Communication di Ega Worldwide, che dopo molti anni nel mercato puramente congressuale, da qualche tempo ormai si occupa anche di eventi aziendali, aumentati di pari passo con lo sviluppo tecnologico e con la crescente consapevolezza che gli eventi sono uno strumento di primaria importanza nella strategia di comunicazione di qualsiasi organizzazione.

“Per quanto riguarda la tecnologia - spiega Dieni -  abbiamo riscontrato che oggi è fondamentale proporsi sul mercato con consapevolezza e padronanza degli strumenti più evoluti. Realtà aumentata, intelligenza artificiale, comunicazione multi-channel, sistemi di registrazione e verifica presenza paperless, streaming, contenuti digitali che persistono anche dopo la conclusione dell’evento fisico sono solo alcune delle richieste all’ordine del giorno. Nessun evento, oggi, può prescindere dal quoziente tecnologico, che deve stupire, comunicare, facilitare, sorprendere i partecipanti senza risultare mai banale o prevedibile e, soprattutto, senza mai essere oggetto di inconvenienti inaspettati”.

La costruzione narrativa dell’evento

“Nell’ambito della comunicazione, invece - continua Dieni - le aziende ormai danno primaria importanza alla costruzione narrativa dell’evento. Il tema, la storia, il concept è sempre più un elemento di fondamentale importanza per il committente, che cerca un filo conduttore che non solo armonizzi tutti gli elementi dell’evento - naming, logo, identità grafica, e così via -, ma che, soprattutto, funga da base su cui costruire la strategia di comunicazione interna ed esterna dell’azienda per le settimane, i mesi o a volte gli anni successivi”.

“Non a caso abbiamo visto proliferare tra i nostri concorrenti diretti le agenzie di comunicazione, che fino a qualche anno fa, non si occupavano minimamente di logistica o organizzazione, ma che per forza di cose si sono dovute mettere in gioco anche in questo senso per cogliere le opportunità che il loro mercato gli offriva. Viceversa, molti PCO/event planner hanno costruito o inglobato agenzie di comunicazione all’interno dei loro organigrammi, al fine di rafforzare la loro identità agli occhi di quelle aziende che cercano un unico interlocutore che sia in grado da un lato di creare, sviluppare e declinare il concept e dall’altro di pianificare e gestire l’operatività dei loro eventi. Last but not least, la sostenibilità, che costituisce ormai un elemento costante, per fortuna, aggiungerei, in tutte le richieste che riceviamo”.

Tutto parte dal messaggio

Le convention si concentrano sempre più sulla costruzione di esperienze personalizzate per i partecipanti. Ma cosa significa veramente? Il tema è molto delicato per Dieni, che afferma come: “molto, forse troppo spesso, il tailor-made è solo uno slogan accattivante e ormai neanche più tanto,  per brochure e presentazioni aziendali che iniziano a sembrare datate e poco “cool”. Costruire un’esperienza veramente vicina al partecipante e allo stesso tempo ingaggiante è sempre più complesso per noi agenzie, che non solo ci confrontiamo con i nostri competitor di settore, ma con tutte le aziende che entrano in contatto con il partecipante per i motivi più disparati, da chi fa pubblicità sui social a cui è registrato, ai supermercati dove va a fare la spesa, passando per i musei, i cinema, i parchi tematici che frequenta e così via. Tutti oggi cercano di distinguersi dalla massa risultando “i più vicini” al cliente, alle sue esigenze e ai suoi desideri, e noi organizzatori siamo doppiamente impegnati in quanto abbiamo ben due tipologie di clienti che coesistono all’interno dello stesso evento: il cliente (committente) e il fruitore (partecipante)”.

“A mio avviso - conclude Dieni - c’è un’unica, vera, fondamentale discriminante che è la reale comprensione della mission, ossia del messaggio, che il cliente-committente intende attribuire all’evento che vuole realizzare. L’evento, lo abbiamo già condiviso, è uno strumento di comunicazione aziendale. Senza cogliere qual è il messaggio sostanziale che si vuole far passare, non si può in nessun modo essere coinvolgenti, coerenti e soprattutto efficaci nella personalizzazione. La tecnologia, la creatività, la spettacolarizzazione sono solo strumenti che tutti noi abbiamo a disposizione, ovviamente a seconda dei budget, ma la capacità di ascolto e di comprensione di un brief è cosa assai ben più rara. Per riassumere in poche parole, direi che la corretta lettura del brief del cliente è lo strumento chiave per la personalizzazione dell’esperienza-evento”.

Nel segno del bleisure

Macro-tendenza che si riconferma è quella del bleisure, inteso prima di tutto come la possibilità di vivere location e mete congressuali appieno, oltre agli impegni di lavoro. Un’occasione per gli event planner di costruire programmi in grado di valorizzare anche l’aspetto leisure delle convention così come di hotel, sedi e destinazioni di mettere in campo un’offerta articolata e sempre più accattivante. 

“Ci sono diverse ricerche che suggeriscono che un ambiente di lavoro piacevole ed esteticamente bello può influenzare positivamente il benessere e la produttività lavorativa, riducendo lo stress, aumentando la creatività e di conseguenza la soddisfazione lavorativa” sottolinea Pamela  Bettiol, Product manager Ville Castelli Dimore, un nuovo brand veneto che conta 31 location di pregio che spaziano geograficamente dal Delta del Po alle Dolomiti, dal Lago di Garda fino alla Riviera del Brenta, passando per i Colli Berici ed Euganei, fino alle Colline del Prosecco.

“Integrare in modo innovativo elementi artistici e storici - continua Bettiol - nelle convention aziendali sarà sicuramente un plus ricercato sia dalle aziende sia dai meeting planner per tutto il 2024. Ville Castelli Dimore offre la possibilità di organizzare le proprie convention aziendali all’interno di location ricche di bellezza e immerse nella natura grazie alle quali ci si riconnette a se stessi e alla propria identità storico artistica italiana. Il concetto di riconnessione attraverso la natura e la bellezza migliora il benessere psicofisico, ma stimola anche la creatività e la collaborazione tra i partecipanti. Sicuramente, l’esperienza culturale e storica unita all’autenticità dell’accoglienza - per esempio nella maggior parte delle Ville si viene accolti ancora dal proprietario stesso -  ha valore autentico che aggiunge al proprio evento un arricchimento umano. In un'epoca in cui lo stress e la frenesia dominano le nostre vite, dimore di questo tipo ci offrono un'opportunità di rallentare in modo produttivo”.

Parchi di divertimento e outdoor per il corporate

L’importanza dell’esperienza umana torna anche nella ricerca di Accor, come emerge dai dati raccolti dal suo comitato “Masters of Travel”, che ha riunito a Bruxelles i leader del settore tecnologico, legale, energetico, ingegneristico e farmaceutico. Secondo Accor i viaggiatori corporate confermano il bleisure come un’esigenza alla quale si fatica a rinunciare, con il  67% del panel che ha dichiarato di aver esteso la durata dei propri soggiorni di lavoro durante il 2022. 

E rispondono all’esigenza di trovare un clima completamente diverso rispetto a quello degli uffici per attività di team building e momenti aziendali anche i parchi di divertimenti, che negli ultimi tempi stanno mettendo a punto proposte ad hoc per le aziende, interpretando dal loro punto di vista la tendenza alla commistione tra leisure e lavoro che parla in primis alla “persona”. Non è un caso, a questo proposito, che SIAE abbia certificato nel 2022 quasi 18,5 milioni di ingressi nei parchi permanenti italiani, tra parchi tematici, faunistici, avventura e acquatici. 

“Il parco divertimenti amplifica ancor più l’effetto di trovarsi lontano dall’ufficio, grazie al suo DNA fatto di divertimento, con temi e storie che permettono di sostenere l’immersività e lo storytelling dell’evento aziendale” spiega David Tommaso, direttore Marketing e Vendite di Leolandia

“Per completare l’opera, a Leolandia i temi del parco diventano il soggetto dei team building specifici sviluppati internamente e personalizzabili, che garantiscono la migliore resa ed effetto, quali ad esempio “Show Time Together”  lo spettacolo che trasforma i membri del pubblico in protagonisti e “Discovery Game”, una caccia al tesoro interattiva tra vascelli pirata, fattorie, draghi e città ispirate ai personaggi del mondo della fantasia. Riceviamo le richieste più disparate: dal momento istituzionale presso il nostro teatro “Leoarena”, ai team building tematici, organizzati approfittando delle infrastrutture del parco" .

"Da noi apprezzano particolarmente la possibilità di combinare attività professionali e familiari, unendo le due componenti, anche in giornate non lavorative. Altra caratteristica ricercata è la possibilità di animare e teatralizzare al meglio i momenti di aggregazione istituzionali, per esempio dinner show o presentazioni-evento con momenti di intrattenimento. Per tutto questo abbiamo un team organizzativo/artistico altamente specializzato, in grado di combinare al meglio i contenuti di attrazioni e spettacoli presenti al parco con momenti riservati, creati ad hoc per l'azienda” conclude David Tommaso.

Il punto di vista delle destinazioni

Anche le destinazioni lavorano per soddisfare sempre più le aspettative delle aziende, muovendosi verso il concetto che Coralie Delaubert, destination manager di VisitRimini definisce dell’iper-personalizzazione. “Ci stiamo rendendo conto dell'importanza di questo approccio - sottolinea - perché i partecipanti amano sentirsi ascoltati e sono molto più sensibili a un evento che rifletta la loro personalità e sia in sintonia con loro. Le aziende prestano pertanto molta attenzione ai desideri e alle preoccupazioni dei partecipanti, - che non sono più semplici spettatori, ma veri protagonisti degli eventi - dimostrando impegno nell’offrire ambienti rilassanti e stimolanti che possano contribuire al benessere, attività ricreative e culturali per un giusto mix tra lavoro e tempo libero e opportunità di networking informale e autentico”.

 Qualche esempio a Rimini? “Il working glamp del Club del Sole è un concept innovativo per eventi immersi nella natura con servizi tecnologici avanzati, un sistema di accoglienza sostenibile e glamour per rendere un evento creativo ed efficace. Oppure un evento al Palacongressi di Rimini, che ha visto tutti i 400 partecipanti arrivare in bicicletta. Il valore principale di questa iniziativa stava proprio nel fatto che il trasferimento in bicicletta dagli hotel è stato possibile grazie un sistema fortemente integrato con la realtà del nostro territorio, una città con oltre 130 chilometri di piste ciclabili. Rimini ha messo a disposizione il suo sistema di trasporto usuale, coinvolgendo così gli ospiti in un'esperienza concreta e coerente che rappresenta per noi un valore permanente di mobilità lenta e sostenibile” spiega Delaubert.

Sostenibilità e flessibilità 

Anche questioni chiave come la sostenibilità infatti, che dall’utilizzo consapevole delle risorse si estende alla legacy per il sociale, e la diversità sono ancora più cruciali in tutti gli aspetti della progettazione degli eventi, come conferma Delaubert. 

“Una delle tendenze degli eventi più evidenti è relativa alle tematiche ambientali, sociali e di governance. Le destinazioni devono saper valorizzare non solo l'indotto, ma anche installazioni appositamente create, promosse dalle aziende in linea con i propri valori e veicolate da testimonial socialmente molto incisivi. In questo modo gli eventi diventano portatori di valori e meno consumatori di territori. A Rimini la transizione green è iniziata da tempo e VisitRimini, assieme agli stakeholder locali, promuove una destinazione sempre più sostenibile che è anche candidata con la Romagna a Capitale Italiana della Cultura 2026. Le iniziative sono tante, come il PSBO, il piano di salvaguardia della balneazione, ottimizzato insieme alla riqualificazione del patrimonio storico e architettonico della città, la valorizzazione degli spazi urbani e verdi e del lungomare con il Parco del Mare”. 

Leggi anche: Il valore sociale degli eventi 

Tutto questo si abbina alle esigenze delle aziende anche dal punto di vista organizzativo, considerando che Rimini offre 365 giorni all’anno un'ampia gamma di servizi per eventi corporate e un elevato numero di opportunità anche per gli accompagnatori, dalle attività all'aperto alle degustazioni di vino, dalle piste ciclabili panoramiche ai percorsi trekking. 

“La richiesta di spazi flessibili che si adattino a diverse esigenze di programmazione e di attività durante l'evento è in aumento - commenta Delaubert - così come la forte necessità di includere elementi digitali con la possibilità di coinvolgere i partecipanti virtuali o di migliorare l'interazione durante l'evento. La presenza di connettività digitale avanzata è infatti essenziale per garantire una comunicazione fluida e facilitare l'uso delle tecnologie onsite. Infine è determinante la facilità di accesso alla destinazione, compreso il trasporto e la disponibilità di infrastrutture moderne. In sintesi, le aziende stanno cercando destinazioni che offrono un equilibrio tra lavoro e vita personale, con un occhio di riguardo per la flessibilità, la tecnologia, la sostenibilità e l'esperienza complessiva che la destinazione può offrire ai partecipanti.  La sfida del futuro degli eventi aziendali risiede a mio avviso nell'equilibrio tra sostenibilità e tecnologia che pone in prima linea il tema della coerenza”.