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I paradigmi che resteranno: come è andata all'Eurac Research

I paradigmi che resteranno: come è andata all'Eurac Research

“Premesso che parlarne serve più per definire paradigmi che rimarranno nel futuro e che non corrisponde al sentimento del momento dopo lo stop imposto dall’ultimo Dpcm, completamente cambiato rispetto al tempo in cui l’evento si è svolto, mi preme sottolineare che gli eventi in sicurezza diverranno un must per noi tutti, soprattutto di fronte a una nuova clausura”. Sono le parole di Pier Paolo Mariotti di Eurac Research nel presentarci un case study che offre spunti interessanti nonostante il temporaneo stop ai congressi. 

Si tratta del 12esimo Global Forum Südtirol (GFS) che si è svolto a fine settembre presso l'Auditorium dell'Eurac Research sul tema “Il tempo è denaro - burnout collettivo o cambio di paradigma?”. In occasione dell’evento, per la prima volta i responsabili del congresso e i responsabili della location hanno lavorato fianco a fianco per trasformare i protocolli di sanità e sicurezza imposti dal Covid con uno spirito di creatività, design e bellezza e tempi appropriati, con al centro dell’attenzione il vero protagonista del forum: il partecipante. 

L’impegno corale è stato di infondere in ogni partecipante un senso di sicurezza, confidenza, certezza e controllo il tutto in un ambiente di positivo benessere e predisposizione alla trasmissione di un contenuto di certa rilevanza ed ispirazione.

Seguendo questi principi i team dell’Eurac e il GFS hanno gestito i seguenti aspetti dell’evento: dall’accreditamento, alla sanitizzazione, al catering, ai protocolli di sicurezza per i partecipanti e per i relatori sempre con un occhio attento ai contenuti ed all`estetica.

Le misure di sicurezza adottate

Alla luce della pandemia in corso, la 12a edizione del Global Forum Südtirol ha richiesto misure di prevenzione particolari rispetto a quelle precedenti, con lo scopo principale di evitare la diffusione del contagio durante l’evento e permetterne lo svolgimento in piena sicurezza per ospiti, relatori e organizzatori. Visto il numero elevato di partecipanti, è stato coinvolto nella pianificazione dell’evento il Servizio di Prevenzione e Protezione di Eurac Research, assieme al quale sono state definite all'interno di un protocollo - in base alle normative vigenti - dettagliate misure di prevenzione, di cui mi preme particolarmente sottolineare le seguenti:

  • controllo della temperatura all’ingresso con varco con controllo della temperatura automatizzato con funzione igienizzante all'ingresso (Sanivarc by UNIFIX). Effetti positivi: non solo per dimostrare un ulteriore salvaguardia della salute dei partecipanti, ma anche dare un ulteriore "feeling" di sicurezza. 
  • capienza dell’Auditorium è stata ridotta da 324 a 162 posti a sedere, disposti a scacchiera (1 occupato, 1 libero). I posti non occupabili sono stati decorati con pannelli di cartone ("nuvolette spazio-tempo”) e quindi fisicamente non occupabili. Oltre all’aspetto estetico l'Auditorium era praticamente gremito, di persone e bellezza.
  • dispositivi di protezione e design: mascherine personalizzate nella Corporate Identity stampate dall'azienda sponsor DURST e cucite da una cooperativa sociale di Brunico. Durante la fase di registrazione e "welcome bag" fornita sui posti a sedere in sala sono state inoltre fornite delle mascherine e del gel sanificante per ogni partecipante. Questo è stato l’involucro progettato per tempo e con attenzione al benessere del partecipante che ha permesso la fruizione di un contenuto studiato con grande sapienza e molto apprezzato da tutta l’audience.
  • messa a disposizione di 130 sgabelli (Plank Miura Chair, by Constantin Grcic) al fine di garantire un corretto distanziamento dei partecipanti nelle fasi previste al di fuori dell’Auditorium. Grazie a questa soluzione tutti i partecipanti sono stati forniti di un "tavolo rialzato" personalizzato oltre aver dato un ulteriore tocco d'estetica all'evento.
  • Catering: gli stessi sgabelli Plank Miura Chair sono stati fondamentali durante la gestione delle pause caffè, visto che per evitare assembramenti, è stato deciso di non offrire un classico servizio di catering, ma appunto di distribuire dei "Welcome" e "Aperitivo" bags, che gli ospiti hanno trovato sugli sgabelli posizionati negli spazi comuni.
  • particolare attenzione nella gestione dei flussi e distanziamento dei partecipanti durante fasi di ingresso / registrazione (all'aperto) e le pause previste con personale dedicato
  • informativa frequente su vari canali, sia relativa alle misure di sicurezza/prevenzione e distanziamento, durante tutte le fasi dalla registrazione, distribuzione del welcome bag e moderazione.
  • aerazione degli spazi ottimizzata, eliminando il ricircolo dell’aria, sbloccando ove possibile tutte le finestre ed incentivando i collaboratori ad arieggiare frequentemente gli spazi.

Il tema del 12esimo Global Forum Südtirol

Il tema particolarmente attinente al momentum ha attratto oltre 160 personalità del mondo della politica, dell’economia e della società locale e quattro relatori di fama internazionale: Il tempo. Non abbiamo mai avuto così tanto tempo a disposizione. Negli ultimi 100 anni l’aspettativa di vita è raddoppiata. Allo stesso tempo lavoriamo in media la metà rispetto al passato. Questo trend continuerà. Ciononostante, tutti si lamentano della mancanza di tempo. Frasi come “non ho tempo” sono all’ordine del giorno. Cos'è il tempo? Come lo usiamo? La 4-Day-Week è utopia o modello per il futuro dell'Alto Adige?

Christian Girardi, fondatore e organizzatore del Global Forum Südtirol, dopo la manifestazione ha commentato che i protocolli di sicurezza e la preziosa collaborazione con Eurac lo hanno stimolato a una performance ulteriore: “La forza, motivazione e coraggio ci è stata trasmessa - oltre alla preziosa collaborazione con l'Eurac Research - da tutte le persone e imprenditori, che ci hanno insegnato come affrontare con spirito di innovazione e creatività anche questi tempi difficili. Abbiamo per questo ideato e creato dei momenti di "bellezza" che hanno fatto si, che i partecipanti avessero un buon feeling. Inoltre, siamo convinti che grazie alla bellezza siamo riusciti anche ad influenzare in modo positivo e particolare il loro comportamento (molto responsabile) durante il convegno. Abbiamo coniugato la funzionalità con la bellezza - allo stesso livello”.