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Meetings & Events Pulse Survey: eventi ibridi e vaccino, le chiavi dell’era post Covid

Meetings & Events Pulse Survey: eventi ibridi e vaccino, le chiavi dell’era post Covid

Global DMC Partners (GDP), rete globale di destination management company (DMC) e professionisti di eventi, ha condiviso i risultati del sondaggio “Meetings & Events Pulse Survey”, che tratteggia l'impatto diffuso della pandemia sul settore MICE nel terzo trimestre 2020.

I dati sono stati presentati nell'ambito del Welcome & Industry Expert Panel all'evento Virtual Connection di Global DMC, tenutosi lo scorso 9 novembre 2020. Il dato principale che emerge è che la maggior pare dei planners sta spostando gli eventi live nel 2021, trasformandoli in eventi ibridi. Inoltre la maggior parte degli intervistati ritiene che sarà il vaccino Covid-19 la chiave per il ritorno agli eventi in presenza.

Il sondaggio ha visto coinvolti 447 attori del settore meeting ed eventi. Di questi, il 90% sono planners, seguono venditori o fornitori. È altresì importante sottolineare che nonostante si tratti di uno studio ad ampio spettro, la maggior parte degli intervistati è residente negli Stati Uniti per il 41%, seguono il Regno Unito (26%) e il Messico (16%). Tra i partecipanti vi sono planner di terze parti/indipendenti (39%), planners farmaceutici (13%) e planners di associazioni, tecnologia, finanza, assicurazioni e legge. Quello che ne emerge dunque, è uno scenario parziale, che rispecchia sartorialmente la realtà di queste tre nazioni.

I numeri principali 

I punti salienti del sondaggio possono essere racchiusi nei seguenti 3 punti:

  • Oltre il 90% ha riferito che alcuni o tutti gli eventi del 2020 sono stati rinviati al 2021.
  • Quasi tre quarti dei planners stanno spostando i loro eventi face to face verso eventi virtuali o ibridi nel 2021. Mentre la maggior parte degli intervistati prevede che i loro eventi face to face riprenderanno nella prima metà del 2021, molti stanno pianificando di includere un'opzione virtuale per il loro evento live, specificando che il 2021 sarà un anno ibrido.
  • L'82% ritiene che un vaccino sia il fattore più importante affinché si possa tornare a organizzare eventi face to face.

Per la maggior parte degli intervistati, i budget per riunioni, conferenze ed eventi sono in diminuzione o restano invariati per il 2021. Nel dettaglio, il 38% dei planners segnala una diminuzione del budget per il periodo 2020-2021, mentre il 32% non registra alcun cambiamento.

Per quanto riguarda i budget per gli incentive, il 36% non segnala alcun cambiamento, mentre il 32% dichiara che i budget per il 2021 saranno in diminuzione.

L’incertezza, la paura più grande

Attualmente la paura e l'incertezza generale sono le preoccupazioni principali per la maggior parte dei partecipanti al sondaggio (32%). Seguono a breve distanza, le restrizioni sui viaggi e le restrizioni governative (25%). Anche la sicurezza sul lavoro, la salute e il benessere dei planners e dei loro famigliari e amici sono in cima alla lista.

Oltre al Covid-19, la seconda maggiore preoccupazione del settore, al momento, sembra essere rappresentata dai vincoli finanziari e di bilancio, come rilevato da quasi la metà degli intervistati (45%). I problemi di sicurezza sono al secondo posto, con il 39%.

"Sebbene la maggior parte dell'industria ritiene che solo il vaccino Covid-19 sia la chiave per poter riprendere a ospitare eventi e riunioni di persona, nel frattempo, ci sono molti protocolli sanitari che possono essere messi in atto per garantire che un evento sia sicuro e di successo", ha dichiarato Catherine Chaulet, Presidente e CEO di Global DMC Partners. “Stazioni di disinfettanti per le mani, restrizioni di spazio e di numero dei partecipanti, controllo della temperatura al momento della registrazione, nonché pasti serviti e confezionati al posto dei buffet, sono tutte misure preventive che saranno d'aiuto alla Meeting Industry, quando si rimetterà in piedi".

Quando torneranno gli eventi in presenza?

Indipendentemente dalla posizione geografica, la maggior parte delle aziende attualmente non consente ai dipendenti di viaggiare liberamente per lavoro. Nel dettaglio, si tratta del 47% delle imprese statunitensi e del 40% di quelle non statunitensi. Alcune, circa il 16-18%, consentono gli spostamenti soltanto ai dirigenti di livello C e ad altro personale selezionato. Una nota positiva è che il 55% degli intervistati ritiene che le proprie aziende autorizzeranno i dipendenti a viaggiare nel primo o secondo trimestre del 2021.

La maggior parte dei partecipanti al sondaggio (63%) prevede che le proprie aziende e/o i propri clienti ospiteranno eventi, incontri e incentive dal vivo, di persona, nella prima metà del 2021, a condizione naturalmente che i mercati siano aperti, che i voli siano disponibili e che i protocolli sanitari siano in vigore. Il 57% degli intervistati pensa che nel prossimo futuro gli eventi saranno ridimensionati e i più grandi raggiungeranno un massimo di 250 partecipanti. La maggioranza (63%) ritiene inoltre che il numero medio di partecipanti a un evento diminuirà nel 2021, citando questioni come l'aderenza ai requisiti di distanza fisica e il livello di comfort durante i viaggi.

Eventi e Incentive tra reale e virtuale

Guardando al 2021, la maggior parte dei planners (72%) sta spostando i propri eventi in un formato virtuale o ibrido.

I viaggi incentive rimangono invece in gran parte insostituibili e molti sono stati appena posticipati. Nel terzo trimestre alcuni intervistati hanno riferito di offrire delle alternative, come ad esempio un evento virtuale di incentivazione o regali. Il 64% dei partecipanti dichiara che per il 2021 i viaggi incentive sono ancora in programma.

Le sfide per l’era post Covid-19

Alla domanda su quale sarà la sfida numero uno che i planners si aspettano di dover affrontare, una volta che i viaggi inizieranno a riprendere più diffusamente, le prime tre risposte sono state: l'implementazione di nuovi protocolli sanitari e igienico-sanitari, la determinazione dei termini contrattuali e la riduzione dei budget. Questo è un cambiamento rispetto alle risposte del secondo trimestre, quando la paura era stata prevista come la sfida principale. È interessante notare che il 25% degli intervistati con sede negli Stati Uniti era più interessato alla sfida di implementare nuovi protocolli sanitari e igienico-sanitari, mentre gli intervistati non statunitensi erano più interessati alla sfida di ridurre i budget per incontri/eventi (22%).