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Come attrarre i grandi congressi associativi

Come attrarre i grandi congressi associativi

UN RECENTE STUDIO ANALIZZA I CRITERI DI SCELTA CON CUI LE ASSOCIAZIONI SCELGONO LE DESTINAZIONI DEI PROPRI EVENTI

Le associazioni continuano anche nei tempi di crisi a organizzare congressi e si confermano tra i clienti più corteggiati della meeting industry. 

Questo accade per diversi fattori: di norma i congressi associativi presentano per esempio dimensioni superiori sia per numero di partecipanti sia per durata con una conseguente complessità degli incontri che, di solito, richiedono più sale e spazi ad hoc, come le aree espositive.

Inoltre, l’impatto economico che i congressi associativi hanno sul territorio è notevole e, soprattutto per gli organizzatori, vi è il vantaggio di tempi più lunghi a disposizione per la realizzazione grazie a programmazioni e calendarizzazioni più sistematiche.

Ma come attrarre i congressi associativi? Innanzitutto risulterà utile conoscere quali sono le motivazioni e i criteri di scelta delle destinazione e delle sedi congressuali da parte delle associazioni.

Interessanti da questo punto di vista sono i dati emersi dal rapporto condotto da Meeting Consultants. La società di consulenza specializzata in destination marketing e formazione per la meeting industry ha infatti esplorato le dinamiche che portano alla scelta di destinazioni intervistando i rappresentanti di quaranta associazioni appartenenti a vari settori, come medicina, commercio e industria, ma anche finanza, farmaceutica, ricerca, energia, formazione, religione, agricoltura, sport e tempo libero, volontariato, turismo e trasporti.

Dalla ricerca si evince che i due fattori che influiscono maggiormente sulle associazioni nella scelta della destinazione sono la qualità del sistema di trasporti e la sede congressuale di cui si valuta qualità e completezza degli spazi e delle attrezzature.

Altrettanto importanti risultano i contributi economici a favore dell’associazione, anche sotto forma di servizi offerti gratuitamente.

La convenienza dei prezzi viene anche’essa valutata, ma solo dopo aver verificato la raggiungibilità presenza di sede adeguata;dimostrazione della grande attenzione al prezzo, ma non a discapito del possesso dei requisiti tecnici.

Vengono inoltre menzionati i convention bureau, la cui presenza precede l’attrattiva della destinazione e la presenza di centri di eccellenza legati al tema del congresso, ma che non sono ritenuti indispensabili.

Le scelte secondo il sondaggio vengono, in estrema sintesi, effettuate in base a criteri molto tecnici e professionali. Da qui la necessità da parte delle destinazioni di garantire efficienza nei trasporti nei centri congressi e prezzi competitivi.

La ricerca completa è disponibile online sul sito di Meeting Consultants.