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Congressi medici: più flessibilità in un’ottica win-win tra strutture e PCO

Congressi medici: più flessibilità in un’ottica win-win tra strutture e PCO Congressi medici: più flessibilità in un’ottica win-win tra strutture e PCO Congressi medici: più flessibilità in un’ottica win-win tra strutture e PCO

BTcongress

“Nel settore dei congressi medici è in corso un cambiamento piuttosto radicale che – più che in altre tipologie di eventi – rende necessario un nuovo approccio”.
È questa la premessa di David Genazzani, direttore marketing di BTcongress, PCO di ultratrentennale esperienza, che ci offre una lucida analisi del mondo dei congressi medici attuale e lancia un monito ai suoi protagonisti: ai PCO serve più flessibilità, soprattutto da parte delle strutture congressuali.

Come cambiano i congressi medici

Per meglio comprendere le ragioni di Genazzani facciamo insieme a lui un passo indietro e partiamo dalle importanti modifiche che il settore dei congressi medici sta affrontando.
“Oggi l’industria farmaceutica ha a disposizione budget ridotti ed è questa una delle differenze più evidenti rispetto al passato” sottolinea Genazzani.

“Non la sola però” specifica. “Dobbiamo tenere presente che a cambiare sono anche i partecipanti dei congressi medici e questo è un aspetto non meno importante. Negli anni 80 e 90 il motore della partecipazione al congresso medico era molto spesso una volontà di evasione oltre che di networking, e se verso la fine dei 90 i contenuti sono diventati più importanti, è solo nell’ultimo decennio che le cose sono cambiate in modo radicale, con l’avvento dell’educazione continua in medicina. Non mi riferisco però soltanto all’ECM, cioè ai crediti formativi, ma al fatto che dai medici arriva la richiesta di aggiornarsi costantemente nelle loro rispettive aree di specializzazione. A questo occorre aggiungere che le grandi società scientifiche, nazionali e internazionali, hanno assunto dimensioni e ruoli estremamente importanti che richiedono budget rilevantissimi per mantenere le attività e la tecno-struttura. E’ ruolo fondamentale dei congressi garantire i fondi necessari alla copertura di quei budget”.

Fatte queste premesse, è evidente come il ruolo dei PCO stia diventando sempre più complicato quando si tratta di prevedere, per esempio, che risposta si otterrà a livello di partecipazione per un determinato congresso medico. “Fino a quindici anni fa sarebbe bastato valutare lo storico delle edizioni precedenti per predire numero di sponsor e di partecipanti, piuttosto la difficoltà stava nel cercare i risultati del passato” sottolinea Genazzani.

“Oggi tutto questo è aleatorio, non abbiamo più nessuna certezza di budget, perché gli sponsor dei congressi medici arrivano solo se hanno concreti motivi commerciali, non semplicemente perché erano presenti nell’edizione precedente. E anche i partecipanti sono molto concentrati sui contenuti, sul programma scientifico, su quali associazioni sono coinvolte, e così via”.

“In sintesi, noi PCO siamo chiamati dai nostri clienti a mettere a punto un progetto che dia ritorni concreti, ma anche in questo modo, chi lavora oggi su eventi internazionali a livello globale partecipa a gare che hanno una prospettiva media di 3/5 anni; il margine di predicibilità di quello che sarà è praticamente pari a zero”.

Una nuova sfida per i PCO

In un arco di tempo così lungo potrebbe succedere di tutto. “Sparisce uno sponsor – ipotizza Genazzani - e noi siamo a -30% del budget, e se si considera che giochiamo talvolta su margini inferiori al 10% non è una cosa da poco”.

“Ecco perché quando, oggi, confermiamo una venue per un congresso medico che si terrà tra 3/5 anni abbiamo bisogno di sapere che in questo lungo periodo di tempo in cui potrebbero cambiare moltissime cose rispetto al congresso stesso, la struttura congressuale è pronta a venirci incontro”.

Ricorda Genazzani: “Qualche giorno fa ero in Colombia a fare una site inspection per un congresso che si terrà nel 2024, la struttura che ho visitato mi ha chiesto il 50% alla firma del contratto. La mia risposta? Non vi inserisco neanche nella lista che porto al cliente! Io non credo che questo congresso verrà cancellato, c’è dal 1978, ma non posso esporre me e il mio cliente a un rischio del genere cinque anni prima. Se anche la richiesta fosse stata il 30%, la mia risposta sarebbe stata identica”.

Dialogo e reciproco engagement

La flessibilità coinvolge tutti i piani del rapporto tra PCO e struttura congressuale. Se infatti va da sé che le venue debbano tutelarsi, è sensato trovare modalità che permettano a entrambi di ottenere garanzie reciproche.
“Serve prima di tutto il dialogo” afferma Genazzani. “Non conviene a nessuno vedere un congresso semplicemente come una spugna da strizzare. La location è il nostro partner più importante ed è, con il nostro cliente, quello che più può trarre beneficio dal successo di un congresso”.

“Le location devono comprendere che noi PCO siamo legati al budget. Questo significa che se ne abbiamo le possibilità saremo noi i primi a investire in servizi audiovisivi all’avanguardia e a scegliere il meglio in quanto al catering, ma abbiamo bisogno di preventivi che non ci chiedano di prevedere quello che oggi non possiamo sapere. Solo così l’engagement diventa reciproco”.

“Mi rivolgo soprattutto ai centri congressi, che negli anni hanno investito moltissimo in infrastrutture e tecnologia, ma talvolta non hanno saputo cambiare la mentalità di gestione. Se il budget per i costi di catering risulta limitato, il rapporto qualità prezzo nell’offerta deve essere mantenuto, non si può offrire una scarsa qualità ad un prezzo totalmente svincolato dai reali costi di produzione. Se questo avviene perde il PCO, il congresso, ma anche la venue perché la percezione del congressista in merito alla qualità dell’evento è data dallo stesso nella sua interezza, le singole componenti non vengono valutate una ad una. In sostanza tornerà a casa commentando positivamente o negativamente l’esperienza nel suo complesso”.

Insomma, è una questione di visione per Genazzani, che sottolinea, per concludere, alcuni casi di best practice: “Negli USA si fanno contratti per 3 o più edizioni con le grandi catene alberghiere e si ottengono tariffe anche del 40%, in Australia il governo ha stanziato per il 17esimo World Congress on Menopause (organizzato da Biomedical Techonologies, ndr) il 30% del budget - che praticamente sostiene l’intero costo del convention center -, e ancora, il centro congressi di una nota capitale dell’Europa Centrale ha accettato di opzionare un numero rilevante di sale fino a sei mesi prima come opzione di backup per un congresso che il cliente ha scelto di organizzare in una destinazione ad alta instabilità politica; l’ accordo prevede in cambio l’impegno ad organizzare presso di loro l’edizione successiva”.

In un periodo storico fortemente caratterizzato dall’instabilità economica, la flessibilità risulta essere uno dei fattori determinanti sia per l’ottima riuscita dell’evento in se stesso, che per la continuità e il successo di tutti i player coinvolti.