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Da Forma Spazi a Forma Digitale: la nuova dimensione dei meeting post pandemia

Da Forma Spazi a Forma Digitale: la nuova dimensione dei meeting post pandemia Da Forma Spazi a Forma Digitale: la nuova dimensione dei meeting post pandemia Da Forma Spazi a Forma Digitale: la nuova dimensione dei meeting post pandemia Da Forma Spazi a Forma Digitale: la nuova dimensione dei meeting post pandemia

FORMA SPAZI

Forma spazi, realtà che dispone di 14 sale modulabili e interconnesse su una superficie di 800mq per l’organizzazione di corsi di formazione, congressi, eventi e business meetings, a Roma pochi passi dalla stazione Termini e un solo minuto dalla metro Cavour, amplia la sua offerta nel post pandemia: dona una nuova identità ai suoi ambienti, garantendo distanziamento sociale e sicurezza anti contagio. Crea spazi formativi virtuali, introducendo webinar e realtà virtuale, offrendo quindi nuove opportunità all’ambito della formazione e dei meeting: nasce così Forma Digitale.
MeetingeCongressi.com ha approfondito le evoluzioni strutturali di Forma Spazi in un’intervista con il direttore marketing e vendite, il Dott. Valter Maria Bartoloni.

Siamo nell’era post Covid-19: come avete adeguato le vostre attività e i vostri spazi alla nuova quotidianità intessuta di rigide misure igienico-sanitarie e distanziamento sociale?

Nell'era post Covid-19, Forma Spazi, diventa Forma Digitale. E’ doveroso sottolineare che si tratta di un processo che era in atto già prima dello scoppio della pandemia. Si concretizza in un ampliamento delle offerte e nella rimodulazione degli spazi: abbiamo adeguato le nostre sale con tutto il necessario a garantire il distanziamento sociale e la sicurezza anti contagio, implementando tutte quelle strumentazioni e tecnologie all’avanguardia, in grado di permettere l’organizzazione di eventi, congressi e formazione in streaming fino a 10mila utenti collegati.

Più nel dettaglio, come sono stati reinventati gli spazi e quali tecnologie sono state implementate?

“Forma Digitale ha reinventato gli ambienti fisici integrandoli con spazi virtuali, attraverso l’impiego di attrezzature tecnica hardware e software con standard broadcast, un’efficiente connessione in fibra bidirezionale, oltre a un servizio di accesso e supporto remoto. Tutte le sale, di diverse forme e layout, sono dotate di regia video che consente la trasmissione del relatore, ma anche la condivisione bidirezionale e interattiva di documenti, suoni, relazioni e slide. Vi è anche la possibilità di avvalersi di una regia da remoto, al fine di connettersi in contemporanea con una seconda location, e di un servizio di post-produzione anche a distanza.

Forma Digitale permette a tutti i partecipanti di fruire in tempo reale e in modo interattivo di tutti i contenuti inerenti al seminario o alla riunione in corso. Questo consente da un lato al relatore di intervenire con strumenti di controllo remoto IOT, e dall’altro permette alla platea di interagire sia attraverso strumenti tradizionali come chat e video, sia attraverso innovazioni come highlight visivi, emoticon, sondaggi in diretta, etc.

La flessibilità della nuova realtà si declina inoltre nella molteplicità di setting realizzabili, grazie all’impiego di luci adatte, un layout specifico e back drop anche personalizzati, con uno scontorno in green screen dell’immagine per la realizzazione di sfondi virtuali, fotorealistici o in 3D. Infine è possibile proiettare le slide sullo sfondo come in una lezione reale e utilizzare un touchscreen riproducendone il contenuto sullo schermo.

Dal punto di vista della sicurezza sanitaria e del rispetto delle normative vigenti atte a contenere il contagio da Coronavirus, quali sono gli adeguamenti che sono stati effettuati?

Abbiamo provveduto a rimodulare gli ambienti, offrendo 20 soluzioni differenti in 14 sale, tutte in grado di garantire il distanziamento sociale. Il ricambio d’aria è assicurato dalla presenza di diverse finestre in ogni sala e viene effettuato ogni ora dal nostro personale. Tutti gli spazi vengono inoltre sanificati h24, 7 giorni su 7, tramite apparecchiature certificate dal Ministero della Salute. A disposizione dei clienti e del personale sono stati collocati dispenser di disinfettanti germicidi. Inoltre sono disponibili kit composti da mascherina facciale, guanti in lattice mono uso e disinfettante mono dose. Infine, il servizio di catering è organizzato con materiale compostabile monouso; tutti i prodotti vengono preparati presso centri di cottura certificati.

Per la ripartenza post pandemia avete previsto eventuali offerte per i vostri clienti?

Sinora abbiamo ospitato nei nostri spazi eventi di formazione di grandi aziende e soggetti istituzionali. Per il prossimo periodo abbiamo intenzione di ampliare la fruibilità delle nostre sale, offrendo ai nostri clienti storici ma anche ai nuovi potenziali, la possibilità di utilizzarle per job meeting alla presenza di massimo di 10 persone, anche per la durata di un paio d’ore. Per prenotarle sarà sufficiente contattarci con 24 ore di anticipo.
Al momento abbiamo confezionato alcuni pacchetti differenziati in base alle dimensioni delle sale e all’attrezzatura disponibile. E’ prevista una soluzione in sale da 60mq, per una giornata di evento dalle 8.00 alle 18.00, trasmesso live streaming con relatori in presenza e pubblico in remoto, che include un monitor da 60" con grafica personalizzata, uno schermo da 2 metri x 2,70, un proiettore 5.000 ANSI lumen, una connessione in live stream fino a 10.000 utenti, un impianto audio e microfoni direzionali, backdrop e set luci.
Abbiamo poi previsto l’opzione “evento giornaliero” su sale da 90 mq con disponibili due monitor da 60" con grafica personalizzata e un monitor da 75", una telecamera con regia per ripresa del relatore, a cui si aggiungono una connessione in live stream fino a 10.000 utenti, un impianto audio con microfoni direzionali, backdrop e set luci.
Infine l’offerta per sale da 130 mq, che prevede due monitor 75" con grafica personalizzata, uno schermo da 2 metri x 2,70, un proiettore 5.000 ANSI lumen, una telecamera con regia per ripresa del relatore, a cui si aggiungono anche in questo caso, una connessione in live stream fino a 10.000 utenti, impianto audio e microfoni direzionali, backdrop e set luci”.

Nonostante il lockdwon sia ormai alle spalle, restano ancora salde le limitazioni all’aggregazione di più persone. Come vede dunque l’immediato futuro della Meeting Industry e nello specifico della vostra realtà?

Per un periodo, che potrà essere di un anno, sarà necessario gestire l’organizzazione tradizionale dei meeting, della formazione e dei congressi in maniera nettamente ridotta, con grande attenzione al distanziamento sociale e alla sicurezza anti contagio. In questa fase di convivenza e transizione, sarà fondamentale rafforzare l’impiego dello streaming e dell’accesso da remoto. Superato tale periodo, la gestione degli eventi tornerà progressivamente a essere quella che abbiamo sempre conosciuto. Di certo lo streaming e l’accesso da remoto rimarranno parte integrante delle opzioni possibili.

Forma Spazi, pioniera della digitalizzazione nella meeting industry, ha saputo anticipare i tempi e sfruttare al meglio le condizioni imposte dalla pandemia, per rendere ancora più all’avanguardia i propri servizi. Nel post emergenza, la lungimiranza delle sue scelte saprà renderle merito.