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Contenuti on-demand, personalizzazione e dati: i perché del digitale nel 19esimo ISGE World Congress

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BT CONGRESS

Un importante congresso medico-scientifico internazionale interamente online, 4 giorni di letture, plenarie e simposi dedicati alla salute della donna, contenuti on-demand gratuiti e a pagamento che resteranno fruibili fino al 14 aprile. Il 19esimo ISGE World Congress, uno degli appuntamenti più importanti nell’ambito della ginecologia endocrinologica, ha debuttato nella sua versione digitale il 2 dicembre 2020.

Una grande sfida, nata dall’esigenza, a causa della pandemia in corso, di convertire in virtuale un congresso che da anni si teneva a Firenze, che ha messo in luce non poche potenzialità del mezzo digitale. A organizzarlo è stato il PCO e Provider Ecm BT Congress, utilizzando una piattaforma realizzata ad hoc e puntando tutto sui contenuti. La dimensione internazionale del congresso, con partecipanti letteralmente da ogni angolo del mondo, ha infatti fatto optare BT Congress per contenuti on-demand, che si distinguessero per facilità di fruizione, personalizzazione dell’esperienza e qualità.

“Abbiamo puntato molto sulla customer experience, abbiamo studiato le piattaforme di più grande successo come Netflix e Youtube, abbiamo lavorato per mettere a punto un algoritmo in grado di studiare i comportamenti degli utenti per proporre loro la migliore esperienza, in termini di suggerimenti di contenuti e di proposte” ci ha spiegato David Genazzani, CMO – Chief Marketing Officer di BT Congress. Insieme a lui, ripercorriamo le tappe del percorso che ha portato alla realizzazione del 19esimo ISGE World Congress.

Il congresso diventa digitale

Era la prima settimana di marzo del 2020 quando, come è accaduto a tanti altri eventi, anche il 19esimo congresso ISGE, fu sospeso, a soli quattro giorni dall’inizio. Si sarebbe dovuto tenere a Firenze, presso la Fortezza da Basso, in quella location dove il congresso dell’International Society of Gynecological Endocrinology, uno dei più importanti nell’ambito della salute della donna, si era fermato già per quasi dieci edizioni, dopo avere fatto il giro del mondo, da Buenos Aires a Hong Kong, dalla Polonia a Israele. Ma nel 2020, l’anno della pandemia, anche questo congresso si è dovuto fermare. Nessuna sala delle 9 in simultanea previste potè aprire le sue porte, nessuno dei circa 3mila partecipanti arrivò.

“Anche se in Italia a fine febbraio non c’erano ancora le restrizioni ai viaggi e i divieti per gli eventi, era chiaro che il congresso doveva essere spostato” ci ha raccontato David Genazzani. “Prendemmo la decisione di spostarlo a fine anno, a dicembre, immaginando che fosse sufficientemente in là nel tempo perché l’emergenza sanitaria potesse rientrare. Ma ad agosto ci fu chiaro che così non sarebbe stato. Si tratta di un congresso internazionale, con partecipanti da 130 Paesi, ma ancora durante l’estate c’erano diversi continenti in cui la pandemia era praticamente appena partita, tra cui anche il Sud America, un bacino molto importante per il congresso” ha ricordato Genazzani.

Che fare dunque? “Come BT Technology avevamo già fatto partire da maggio un nostro progetto, una piattaforma di virtual congress che abbiamo messo a punto perché potesse rispondere a determinate esigenze che non trovavamo soddisfatte in altre piattaforme. Abbiamo dunque deciso di proporre la nostra piattaforma anche per il congresso ISGE”.

Il valore dei contenuti

Passare da un congresso in presenza con 3mila partecipanti a un congresso in digitale è una sfida importante per gli organizzatori, ma in un certo senso anche per i clienti. Quella più grande, in questo caso, era la dimensione internazionale del congresso, con partecipanti che si sarebbero connessi da fusi orari diversi, oltre alla considerevole quantità e varietà di contenuti da produrre. “Ci fu subito chiaro che il congresso non poteva essere live" ha continuato Genazzani.

Dovevamo garantire a tutti la fruizione ottimale dei contenuti, in qualsiasi parte del mondo e per qualsiasi fuso orario. Abbiamo così accelerato lo sviluppo della nostra piattaforma insieme al nostro partner Next ADV, e con l’aiuto di Studio Visio, uno dei principali service tecnologici del settore congressuale, abbiamo registrato oltre 500 letture nell’arco di un mese per essere pronti alla messa online, il 2 dicembre.

“Ogni mattina alle ore 8, fuso orario di Greenwich, abbiamo reso disponibili online i contenuti della giornata, così per i quattro giorni del congresso. I contenuti erano tutti on-demand, così come lo sono anche adesso”. Gran parte dei contenuti sono gratuiti, come tutte le sessioni di comunicazioni orali, i poster e l’area espositiva, mentre chi si iscrive ha accesso anche alle letture plenarie, ai meet the expert e ai simposi ufficiali.

“Abbiamo optato per la gratuità di molti contenuti prima di tutto come scelta etica, per rendere disponibile un importante know how in un momento così difficile. Ma anche come ringraziamento nei confronti di chi ha deciso di sostenerci registrando la propria lettura. Si tratta spesso di giovani professionisti provenienti da Paesi lontanissimi, per loro è stata anche un’occasione per farsi conoscere. E non ci siamo sbagliati. Grazie alla possibilità di tracciare i comportamenti degli utenti in ogni loro azione sulla piattaforma, abbiamo rilevato come proprio alcune di queste letture abbiamo ottenuto numeri altissimi di visite e come sia stato possibile grazie al passaparola tra gli utenti, supportato dall’algoritmo della nostra piattaforma” ha spiegato Genazzani.

L’area espositiva e il ruolo degli sponsor

Per realizzare l’area espositiva, è stato fondamentale, ancora una volta, partire dallo studio dei comportamenti degli utenti. “Il cliente aveva già un’attività online importante e abbiamo studiato la sua piattaforma per conoscere i comportamenti del pubblico, scoprendo per esempio, che per l’area espositiva serviva una soluzione ottimizzata per mobile, poiché erano in molti ad accedervi da smartphone” ha continuato Genazzani.

“A quel punto, era chiaro che non potevamo lavorare con soluzioni di tecnologia immersiva o con il 3D, e anche per gli sponsor abbiamo puntato sui contenuti. Abbiamo immaginato l’area espositiva come un grande contenitore dove ogni sponsor ha caricato i suoi contenuti on-demand: video, approfondimenti, interviste, webinar, presentazione dei prodotti, pdf e così via. E attraverso lo studio dei dati, abbiamo notato come gli stand più visitati sono stati quelli di chi ha organizzato simposi sponsorizzati. Un’ulteriore dimostrazione che i contenuti di qualità generano valore” ha concluso Genazzani.