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Perché ci vuole … “orecchio”

Perché ci vuole … “orecchio” Perché ci vuole … “orecchio”

CWT MEETINGS & EVENTS

Esperienza, competenza, tecnologie all’avanguardia e, soprattutto, attenzione ai bisogni del cliente. Sempre e comunque. «Il nostro  modo di relazionarci al mondo degli eventi viene dal know-how maturato in oltre trent’anni di attività», spiega Stefania Trallori, direttore Cwt Meetings & Events Italia. «Ogni nostro cliente è unico … e lo percepisce. Così come percepisce la nostra passione e l’impegno a contribuire attraverso gli eventi alla realizzazione dei suoi obiettivi di marketing e comunicazione. Determinanti quindi l’approccio e le persone. Senza dimenticare anche, soprattutto in un momento in cui si avverte ancora una situazione economica instabile, la selezione accurata dei fornitori, con i quali tendiamo a stringere solide relazioni di lungo periodo».

Qual è il vostro modus operandi nel mondo degli eventi? «Le aziende ci riconoscono sempre più come un partner affidabile e capace di realizzare soluzioni tailor made. Abbiamo l’esperienza e la visione d’insieme per occuparci di eventi complessi, come per esempio le grandi manifestazioni sportive o i convegni di richiamo internazionale, ma anche la capacità di gestire momenti di incontro al vertice, dove magari i numeri sono contenuti, ma le esigenze infinite. In ogni caso la sfida è sempre quella di creare per i partecipanti esperienze coinvolgenti ed emozionanti, in modo che l’evento possa davvero imprimersi nella memoria delle persone».

Ci può fare qualche esempio? «Fra gli eventi più significativi realizzati nel 2012, vi è una grande convention per oltre mille persone, organizzata in soli venti giorni. O la convention per i 125 anni di una multinazionale farmaceutica italiana, il gruppo Menarini, che ha visto la partecipazione delle autorità sia tedesche sia italiane. E, poi, il Giro d'Italia, per cui abbiamo gestito nel 2012 oltre 23mila pernottamenti, con tutte le difficoltà logistiche legate alla partenza del tour dalla Danimarca. E a questo proposito, a dimostrazione della soddisfazione del cliente, Rcs Sport ha rinnovato la partnership con Cwt M&E per i prossimi tre anni».

Come siete strutturati?
 «Attualmente possiamo contare su circa 135 professionisti – distribuiti su cinque sedi (Firenze, Milano, Torino, Roma e Maranello) – e su una struttura organizzata per team di lavoro, dove ognuno di essi è focalizzato sulle diverse fasi del processo. In più siamo parte di un gruppo multinazionale, attivo con una divisione dedicata alla gestione dei meeting e degli eventi in ben 75 diverse nazioni. E nel giugno scorso, Cwt ha dato vita a una nuova organizzazione globale per supportare al meglio le aziende nella gestione di meeting ed eventi su scala internazionale. Ora le aziende possono avere accesso a una gamma ancora più ampia di servizi globali, quali il consolidamento dei dati, soluzioni per la sicurezza dei viaggiatori, strumenti e processi omogenei in tutto il mondo».

Com'è andato il 2012? «Abbiamo raggiunto il budget – per altro piuttosto ambizioso – che ci è stato assegnato. I numeri parlano da soli: oltre 3.800 progetti vinti e realizzati, 175mila partecipanti, oltre 32mila segmenti aerei emessi. Sempre più spesso, però, gli eventi vengono confermati dalle aziende con un brevissimo preavviso rispetto alla data di svolgimento e questo ne rende ancora più impegnativa la gestione complessiva. Nel 2012 abbiamo anche vinto il Best Evaluation Award al Bea, il premio assegnato dal Roi Institute per essere stati capaci di misurare al meglio l’efficacia dell’evento “Immagina, puoi. Senza passione non sarebbe successo”, realizzato per Fastweb, in relazione agli obiettivi prefissati. Siamo particolarmente orgogliosi di questo premio, perché va oltre i confini delle tradizionali attività di logistica e di creatività. Ed è proprio sulla misurazione dell’evento, il ritorno sugli obiettivi e sugli investimenti che si sta focalizzando Cwt M&E».

Su cosa deve puntare oggi un'agenzia per essere competitiva? «Nella meeting industry è in corso un processo di selezione della specie, che ha eliminato diversi player e altri ne eliminerà. Non esiste una risposta univoca: per Cwt M&E sono stati premiati dal mercato l’impostazione organizzativa molto flessibile e inserita in uno scenario multinazionale, la disponibilità di competenze e know-how specialistico, l’approccio al continuo miglioramento della qualità, l’ottimizzazione dei processi, la solidità finanziaria, nonché il ricorso a strumenti tecnologici all’avanguardia e già diffusi a livello internazionale. Oltre a quello che ritengo sia davvero l’elemento fondamentale: un “ascolto attivo” nei confronti del cliente, per capire davvero le sue esigenze e supportarlo nella progettazione e realizzazione di eventi che gli permettano di raggiungere gli obiettivi desiderati».